PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
PENGERTIAN PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Manajemen pengarsipan elektronik adalah proses menyusun, menyimpan, dan mengelola dokumen atau data secara digital agar dapat diakses, dikelola, dan dipertahankan dengan efisien dan efektif. Pengertian ini mencakup berbagai langkah, mulai dari pengumpulan data, pengindeksan, penyimpanan, hingga pemusnahan dokumen yang tidak relevan. Dalam era digital seperti sekarang, manajemen pengarsipan elektronik menjadi sangat penting bagi organisasi dan perusahaan.
Salah satu alasan pentingnya mengikuti manajemen pengarsipan elektronik adalah efisiensi. Dengan menggunakan sistem elektronik, dokumen dapat diakses dengan cepat melalui pencarian digital, menghemat waktu dan tenaga dibandingkan dengan pencarian manual di arsip fisik. Hal ini meningkatkan produktivitas karyawan dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data.
Selain itu, manajemen pengarsipan elektronik juga membantu dalam menjaga keamanan informasi. Dengan adanya kontrol akses yang ketat, informasi sensitif dapat dilindungi dari akses yang tidak sah. Sistem keamanan seperti enkripsi data dan sistem otentikasi memberikan perlindungan tambahan terhadap potensi ancaman keamanan.
Selain efisiensi dan keamanan, manajemen pengarsipan elektronik juga mendukung keberlanjutan lingkungan. Dengan mengurangi penggunaan kertas dan pencetakan dokumen, organisasi dapat mengurangi jejak karbon mereka dan berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan.
Dengan demikian, mengikuti prinsip-prinsip manajemen pengarsipan elektronik menjadi kunci dalam menjaga kelancaran operasional, keamanan informasi, dan keberlanjutan lingkungan bagi berbagai jenis organisasi dan perusahaan di era digital ini.
TUJUAN DAN MANFAAT MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Tujuan:
- Meningkatkan Efisiensi Operasional: Mempermudah akses dan pencarian dokumen secara cepat.
- Meningkatkan Keamanan Informasi: Melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
- Mengurangi Biaya Penyimpanan: Mengurangi biaya penyimpanan fisik dan pengelolaan arsip.
- Meningkatkan Ketersediaan dan Aksesibilitas: Memungkinkan akses dokumen dari mana saja dan kapan saja.
- Mematuhi Regulasi dan Kebijakan: Memastikan organisasi patuh terhadap regulasi dan kebijakan terkait pengarsipan dan privasi data.
- Mengurangi Risiko Hukum: Menjaga kepatuhan hukum terhadap retensi data dan penghapusan yang tepat.
- Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas: Memudahkan pelacakan riwayat dokumen dan aktivitas pengarsipan.
Manfaat:
- Efisiensi Operasional: Menghemat waktu dalam mencari dan mengelola dokumen.
- Kecepatan Akses: Memungkinkan akses cepat dan mudah terhadap informasi yang diperlukan.
- Keamanan Data: Melindungi data dari ancaman keamanan dan risiko kerusakan.
- Peningkatan Produktivitas: Meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya penyimpanan, cetak, dan pemrosesan dokumen fisik.
- Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kolaborasi tim dengan memungkinkan akses bersama terhadap dokumen.
- Pemulihan Bencana: Memungkinkan pemulihan yang cepat dan efisien dari bencana atau kehilangan data.
MATERI MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Tujuan Umum:
- Memahami konsep dasar manajemen pengarsipan elektronik.
- Mengaplikasikan prinsip-prinsip manajemen pengarsipan elektronik dalam konteks organisasi.
- Memahami pentingnya keamanan informasi dan kepatuhan regulasi dalam manajemen pengarsipan elektronik.
Materi:
- Pengenalan Manajemen Pengarsipan Elektronik
- Definisi dan konsep dasar.
- Perbandingan dengan pengarsipan fisik.
- Sejarah dan perkembangan manajemen pengarsipan elektronik.
- Teknologi dan Infrastruktur
- Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).
- Database dan sistem penyimpanan.
- Integrasi dengan teknologi informasi yang ada.
- Pengumpulan dan Pengindeksan Dokumen Elektronik
- Proses pengumpulan dokumen.
- Metode pengindeksan dan metadata.
- Pengaturan struktur folder dan hierarki dokumen.
- Keamanan Informasi
- Ancaman keamanan dalam pengarsipan elektronik.
- Strategi keamanan data.
- Penggunaan enkripsi dan akses kontrol.
- Kepatuhan Regulasi
- Regulasi dan standar terkait pengarsipan elektronik (misalnya GDPR, HIPAA).
- Retensi data dan kebijakan penghapusan.
- Audit dan penilaian kepatuhan.
- Manajemen Siklus Hidup Dokumen Elektronik
- Pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan penghapusan dokumen.
- Manajemen versi dan revisi.
- Arsitektur informasi dan penataan arsip.
- Implementasi dan Pengelolaan Proyek
- Perencanaan implementasi sistem pengarsipan elektronik.
- Pelatihan pengguna dan pemeliharaan sistem.
- Evaluasi dan peningkatan berkelanjutan.
- Tren dan Inovasi dalam Manajemen Pengarsipan Elektronik
- Pengembangan terbaru dalam teknologi pengarsipan elektronik.
- Integrasi kecerdasan buatan dan analitika data.
- Pengaruh teknologi blockchain dan distributed ledger.
Metode Pengajaran:
- Kuliah interaktif.
- Diskusi kelompok.
- Studi kasus dan analisis.
- Presentasi proyek.
Evaluasi:
- Ujian tertulis.
- Tugas individu dan kelompok.
- Proyek implementasi sistem pengarsipan elektronik.
- Partisipasi dalam diskusi kelas.
Referensi:
- Understanding Electronic Records, William Saffady.
- Records Management, Judith Read-Smith and Mary Lea Ginn.
- Electronic Records Management Handbook, Philip C. Bantin.
PESERTA PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
- Pegawai Administrasi: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan data dalam lingkungan kerja.
- Manajer Proyek: Mereka yang perlu memahami manajemen dokumen elektronik untuk mengorganisir dan melacak proyek-proyek.
- Pegawai Keuangan: Mereka yang mengelola data keuangan dan transaksi perusahaan yang perlu diarsipkan dengan benar.
- Staf IT: Mereka yang bertanggung jawab atas infrastruktur dan keamanan sistem yang mendukung pengarsipan elektronik.
- Pegawai HR (Sumber Daya Manusia): Mereka yang mengelola dokumen karyawan, kontrak, dan informasi personal yang perlu diatur dengan baik.
- Pegawai Hukum: Mereka yang memahami persyaratan hukum terkait penyimpanan dan retensi dokumen elektronik.
- Pengusaha dan Pemilik Bisnis: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan informasi bisnis yang penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan usaha.
- Pegawai Penelitian dan Pengembangan: Mereka yang perlu mengelola data penelitian dan pengembangan serta paten yang berkaitan.
- Pegawai Layanan Pelanggan: Mereka yang perlu mengakses informasi pelanggan secara cepat dan efisien.
- Pegawai Pemasaran: Mereka yang memerlukan akses cepat ke materi pemasaran dan data pelanggan untuk keperluan kampanye dan analisis.
PEMATERI/ TRAINER
PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.
JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2024
Januari | Februari | Maret | April |
16 -17 Januari 2024 | 13 – 14 Februari 2024 | 5 – 6 Maret 202 | 24 – 25 April 2024 |
Mei | Juni | Juli | Agustus |
21 – 22 Mei 2024 | 11 – 12 Juni 2024 | 16 – 17 Juli 2024 | 20 – 21 Agustus 2024 |
September | Oktober | November | Desember |
17 – 18 September 2024 | 8 – 9 Oktober 2024 | 12 – 13 November 2024 | 17 – 18 Desember 2024 |
Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training selain tanggal yang sudah kami agendakan.
Informasi dan Pendaftaran Training
Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami
Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com
FAQ tentang Surya Training
A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta
A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.