TRAINING MANAJEMEN ARSIP & DOKUMEN PERUSAHAAN

PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP & DOKUMEN PERUSAHAAN

Manajemen arsip dan dokumen perusahaan adalah sistem pengelolaan yang efektif terhadap penyimpanan, pengorganisasian, serta pengarsipan dokumen penting dalam suatu perusahaan. Hal ini mencakup proses pengklasifikasian, pemeliharaan, hingga pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi. Mengikuti manajemen arsip dan dokumen yang baik sangat penting karena dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, memudahkan pencarian informasi, dan menjaga kelangsungan bisnis. Selain itu, pengelolaan arsip yang tepat juga mendukung kepatuhan terhadap regulasi hukum dan standar industri yang mengharuskan penyimpanan dokumen tertentu untuk jangka waktu tertentu. Dengan sistem manajemen arsip yang teratur, perusahaan dapat menghindari kehilangan data penting dan mengurangi risiko penyalahgunaan informasi.

TUJUAN DAN MANFAAT MANAJEMEN ARSIP & DOKUMEN PERUSAHAAN

Tujuan Manajemen Arsip & Dokumen:

1. Mengorganisasi dokumen agar mudah diakses dan dikelola.
2. Memastikan kepatuhan hukum terhadap regulasi penyimpanan dokumen yang berlaku.
3. Meningkatkan efisiensi operasional dengan meminimalkan waktu pencarian informasi.
4. Menjaga kerahasiaan informasi dengan kontrol akses yang ketat.
5. Memudahkan pemulihan dokumen saat dibutuhkan dalam situasi darurat atau audit.
6. Mengurangi risiko kehilangan data melalui sistem pengelolaan yang terstruktur.

Manfaat Manajemen Arsip & Dokumen:

1. Meningkatkan produktivitas karyawan dengan mempermudah pencarian informasi.
2. Mengurangi biaya operasional karena proses pengelolaan dokumen lebih efisien.
3. Mempercepat pengambilan keputusan dengan akses informasi yang cepat dan akurat.
4. Meminimalkan potensi kesalahan dalam pengelolaan data atau dokumen.
5. Meningkatkan reputasi perusahaan dengan memastikan dokumen selalu tersedia dan terorganisir.
6. Mendukung audit dan kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

OUTLINE MATERI MANAJEMEN ARSIP & DOKUMEN PERUSAHAAN

1. Pendahuluan Manajemen Arsip & Dokumen

• Pengertian arsip dan dokumen
• Peran arsip dan dokumen dalam organisasi
• Pentingnya manajemen arsip dan dokumen yang efektif

2. Konsep Dasar Manajemen Arsip & Dokumen

• Definisi dan tujuan manajemen arsip
• Jenis-jenis arsip dan dokumen (arsip fisik dan digital)
• Siklus hidup arsip: Penciptaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Pemusnahan
• Prinsip dasar manajemen arsip: Akurasi, Keamanan, Aksesibilitas

3. Pengklasifikasian dan Kodefikasi Dokumen

• Teknik pengklasifikasian dokumen
• Sistem pengkodean dokumen (manual dan digital)
• Kategori arsip: Administratif, Hukum, Keuangan, dan lainnya
• Standar pengelolaan arsip dalam perusahaan

4. Pengelolaan Arsip Fisik

• Teknik penyimpanan dan pengorganisasian arsip fisik
• Penyusutan dan pemusnahan arsip fisik
• Prosedur pencarian arsip fisik yang efektif
• Alat dan ruang arsip yang efisien

5. Pengelolaan Arsip Digital

• Tantangan dan kelebihan pengelolaan arsip digital
• Sistem manajemen dokumen (DMS – Document Management System)
• Penyimpanan dan pengarsipan data digital
• Backup dan pemulihan data digital
• Keamanan arsip digital

6. Kebijakan dan Prosedur Manajemen Arsip

• Penyusunan kebijakan manajemen arsip
• Prosedur pengelolaan dokumen masuk dan keluar
• Dokumentasi dan pelaporan kegiatan pengarsipan
• Penanganan arsip yang sensitif dan penting

7. Kepatuhan Hukum dan Standar Industri

• Regulasi dan hukum terkait arsip (UU Kearsipan, GDPR, dan lainnya)
• Standar internasional dalam manajemen arsip (ISO, NARA)
• Etika dan tanggung jawab dalam pengelolaan dokumen
• Pengelolaan arsip untuk audit dan kepatuhan

8. Teknologi dalam Manajemen Arsip & Dokumen

• Perkembangan teknologi dalam pengelolaan dokumen (Cloud Storage, AI, dll.)
• Pemilihan perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat
• Otomatisasi pengelolaan arsip dengan teknologi
• Tantangan dan peluang penggunaan teknologi dalam manajemen arsip

9. Evaluasi dan Peningkatan Sistem Manajemen Arsip

• Evaluasi kinerja sistem manajemen arsip
• Indikator keberhasilan manajemen arsip
• Perbaikan dan peningkatan sistem pengelolaan arsip
• Pelatihan dan pengembangan karyawan dalam manajemen arsip

10. Studi Kasus dan Implementasi

• Studi kasus pengelolaan arsip di perusahaan besar dan kecil
• Implementasi sistem manajemen arsip dalam perusahaan
• Diskusi tantangan dan solusi dalam manajemen arsip di berbagai industri

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN MANAJEMEN ARSIP & DOKUMEN PERUSAHAAN

1. Staf Administrasi dan Sekretaris
   • Mereka yang terlibat langsung dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen sehari-hari.
2. Manajer atau Kepala Divisi Administrasi
   • Bertanggung jawab dalam pengelolaan sistem arsip dan dokumen di tingkat divisi atau departemen.
3. Staf IT dan Teknologi Informasi
   • Terlibat dalam pengelolaan arsip digital dan pemilihan perangkat lunak manajemen dokumen.
4. Audit dan Kepatuhan (Compliance Officer)
   • Membutuhkan pengetahuan untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi dan kebijakan arsip yang berlaku.
5. Pimpinan Perusahaan dan Eksekutif
   • Memahami pentingnya manajemen arsip untuk keberlangsungan bisnis dan kepatuhan terhadap hukum.
6. Pengelola Proyek dan Manajer Operasional
   • Membutuhkan pengelolaan dokumen proyek dan arsip yang efisien untuk kelancaran operasional.
7. Staf Keuangan dan Akuntansi
   • Berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen keuangan dan transaksi bisnis yang perlu diarsipkan.
8. Staf Sumber Daya Manusia (SDM)
   • Terkait dengan pengelolaan arsip data karyawan, dokumen ketenagakerjaan, dan kepatuhan hukum.
9. Pengacara dan Profesional Hukum
   • Membutuhkan pengetahuan tentang pengelolaan dokumen hukum, kontrak, dan arsip yang harus dipelihara.
10. Staf Pemasaran dan Penjualan
    • Perlu memahami pengelolaan dokumen promosi, kontrak, dan arsip pelanggan.
11. Staf Layanan Pelanggan
    • Memerlukan pelatihan dalam mengelola arsip terkait dengan permintaan dan layanan pelanggan.
12. Pelaku Bisnis Kecil dan Menengah (UKM)
    • Untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan dalam pengelolaan arsip meskipun dalam skala yang lebih kecil.
13. Konsultan Manajemen dan Operasional
    • Membutuhkan pemahaman tentang manajemen arsip untuk memberikan saran terbaik kepada klien.
14. Perusahaan yang Menghadapi Proses Digitalisasi
    • Tim yang bertanggung jawab atas transformasi digital perusahaan, terutama dalam pengelolaan arsip dan dokumen digital.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Manajemen Arsip & Dokumen Perusahaan Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Sistem Pengkodean Dokumen Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.