TRAINING MANAGEMENT ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

PENGERTIAN MANAGEMENT ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

Management Administration and Electronic Filing System (MAEFS) adalah sistem yang mengintegrasikan manajemen administrasi dengan teknologi digital untuk mempermudah penyimpanan, pengelolaan, dan pengarsipan dokumen secara elektronik. Sistem ini memungkinkan organisasi untuk mengatur dan melacak dokumen penting dengan lebih efisien, mengurangi penggunaan kertas, serta meningkatkan keamanan data. Penggunaan MAEFS sangat penting karena dapat mempercepat proses administrasi, meminimalkan risiko kesalahan manusia, dan mempermudah pencarian informasi. Selain itu, sistem ini juga membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang mengharuskan pengelolaan dokumen secara rapi dan terstruktur. Dengan adanya MAEFS, organisasi dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, serta memberikan layanan yang lebih cepat dan akurat kepada pelanggan atau pihak terkait.

TUJUAN DAN MANFAAT MENGIKUTI MANAGEMENT ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

Tujuan Mengikuti Management Administration and Electronic Filing System (MAEFS):

1. Meningkatkan Efisiensi Administrasi: Mempermudah pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara digital, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan terorganisir.
2. Meningkatkan Keamanan Data: Dengan pengarsipan elektronik, data lebih aman dari risiko kehilangan atau kerusakan yang sering terjadi pada dokumen fisik.
3. Mempermudah Akses Informasi: Dokumen dapat diakses kapan saja dan di mana saja, meningkatkan kemudahan dalam pencarian dan penggunaan informasi.
4. Mendukung Kepatuhan Regulasi: Memastikan bahwa organisasi memenuhi persyaratan hukum dan regulasi terkait pengelolaan dokumen.
5. Mengurangi Penggunaan Kertas: Menurunkan konsumsi kertas, yang berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan dan penghematan biaya.
6. Meningkatkan Kolaborasi: Memungkinkan berbagai pihak untuk mengakses dan berbagi dokumen secara real-time, mempercepat proses kerja tim.
7. Meningkatkan Akurasi Data: Meminimalkan kesalahan manusia dalam pencatatan dan pengelolaan dokumen.

Manfaat Mengikuti MAEFS:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari, mengarsipkan, dan mengelola dokumen serta mengurangi biaya operasional terkait pengelolaan dokumen fisik.
2. Peningkatan Produktivitas: Karyawan dapat fokus pada tugas penting lainnya tanpa terganggu oleh pekerjaan administratif yang memakan waktu.
3. Keamanan dan Privasi Lebih Terjaga: Data disimpan dalam sistem yang aman dengan pengaturan akses terbatas untuk melindungi informasi sensitif.
4. Pemulihan Data yang Lebih Cepat: Kemungkinan kehilangan data lebih rendah, dan jika terjadi kerusakan, pemulihan data jauh lebih cepat melalui sistem cadangan.
5. Dapat Diakses Secara Remote: Memungkinkan karyawan atau pihak terkait untuk mengakses dokumen dari lokasi yang berbeda tanpa hambatan geografis.
6. Peningkatan Akuntabilitas dan Transparansi: Setiap perubahan atau akses terhadap dokumen tercatat, mempermudah pelacakan dan evaluasi proses administratif.
7. Meningkatkan Kualitas Layanan: Dengan proses administrasi yang lebih cepat dan efisien, pelayanan kepada pelanggan atau klien dapat dilakukan dengan lebih responsif dan profesional.

OUTLINE MATERI MANAGEMENT ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

1. Pendahuluan

1. Pengenalan Management Administration and Electronic Filing System
   • Definisi dan konsep dasar MAEFS
   • Pentingnya MAEFS dalam pengelolaan administrasi modern
   • Perkembangan teknologi dalam administrasi dan pengarsipan dokumen
2. Tujuan dan Manfaat MAEFS
   • Efisiensi dalam pengelolaan dokumen
   • Keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi
   • Pengurangan biaya dan waktu

1. Prinsip Dasar Management Administration

1. Pengelolaan Administrasi dalam Organisasi
   • Struktur dan alur administrasi
   • Proses pengarsipan dan dokumentasi tradisional vs elektronik
2. Komponen dalam Manajemen Administrasi
   • Dokumentasi dan pengarsipan
   • Prosedur administrasi standar
   • Pelaporan dan komunikasi internal
3. Pentingnya Prosedur dan Kebijakan Administrasi yang Efektif
   • Penyusunan kebijakan administrasi
   • Kepatuhan terhadap prosedur dan regulasi

III. Pengenalan Sistem Pengarsipan Elektronik

1. Definisi dan Jenis Sistem Pengarsipan Elektronik
   • Sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS)
   • Sistem penyimpanan berbasis cloud dan server lokal
2. Fitur Utama dalam Sistem Pengarsipan Elektronik
   • Organisasi dan struktur folder
   • Pencarian dan akses dokumen
   • Pengaturan hak akses dan keamanan data
3. Proses Penerapan MAEFS dalam Organisasi
   • Persiapan dan perencanaan
   • Integrasi dengan sistem yang sudah ada
   • Pelatihan dan sosialisasi kepada karyawan

1. Implementasi dan Penggunaan MAEFS

1. Penyusunan Prosedur Pengarsipan Elektronik
   • Klasifikasi dan pengkodean dokumen
   • Pengaturan nama file dan metadata
2. Pengelolaan Dokumen Elektronik
   • Penyimpanan, pengeditan, dan penghapusan dokumen
   • Versi dan revisi dokumen
   • Penanganan dokumen sensitif
3. Keamanan dan Privasi Data dalam MAEFS
   • Enkripsi data dan pengaturan hak akses
   • Audit trail dan pelaporan perubahan dokumen
   • Proteksi terhadap malware dan ancaman eksternal

1. Kepatuhan terhadap Regulasi dan Standar

1. Peraturan dan Regulasi yang Mempengaruhi MAEFS
   • Undang-undang terkait perlindungan data dan dokumen
   • Standar pengelolaan arsip elektronik di berbagai sektor
2. Kepatuhan terhadap Kebutuhan Hukum dan Industri
   • Persyaratan pengarsipan dalam sektor publik dan swasta
   • Audit kepatuhan dan evaluasi berkala

1. Evaluasi dan Pengawasan MAEFS

1. Pengukuran Efektivitas MAEFS
   • Indikator kinerja dan analisis hasil
   • Pemantauan dan umpan balik dari pengguna sistem
2. Perbaikan dan Pengembangan Sistem
   • Identifikasi masalah dan hambatan dalam penggunaan MAEFS
   • Pembaruan dan pengembangan sistem untuk peningkatan efisiensi

VII. Studi Kasus dan Praktik

1. Analisis Studi Kasus Penggunaan MAEFS
   • Studi kasus dari organisasi atau perusahaan yang berhasil menerapkan MAEFS
   • Pembahasan tantangan yang dihadapi dan solusi yang diterapkan
2. Praktik Langsung Penggunaan Sistem
   • Pengaturan folder dan dokumen dalam sistem pengarsipan elektronik
   • Simulasi pencarian, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen

VIII. Penutupan

1. Kesimpulan dan Rangkuman
   • Kunci keberhasilan dalam penerapan MAEFS
   • Manfaat jangka panjang bagi organisasi
2. Tanya Jawab dan Diskusi
   • Sesi diskusi tentang masalah dan tantangan dalam implementasi MAEFS di berbagai jenis organisasi

1. Penilaian

1. Tugas dan Ujian
   • Ujian akhir materi tentang pengelolaan dan sistem pengarsipan elektronik
   • Tugas individu atau kelompok terkait penerapan MAEFS dalam studi kasus
2. Evaluasi Praktikum
   • Penilaian dari praktikum penggunaan sistem pengarsipan elektronik

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN MANAGEMENT ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

1. Manajer Administrasi
   • Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi organisasi dan pengarsipan dokumen.
2. Staf Administrasi
   • Melaksanakan tugas sehari-hari dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen.
3. Departemen IT
   • Mengelola sistem teknologi yang mendukung MAEFS dan memastikan keamanan data.
4. Karyawan yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen
   • Mencakup karyawan yang menangani dokumen penting, arsip, atau informasi sensitif.
5. Auditor Internal
   • Memeriksa kepatuhan terhadap prosedur administrasi dan penggunaan sistem pengarsipan elektronik.
6. Pimpinan Organisasi/Top Management
   • Memahami manfaat MAEFS untuk meningkatkan efisiensi dan pengurangan biaya dalam organisasi.
7. Pengelola Arsip dan Dokumentasi
   • Bertugas untuk mengelola arsip, memastikan dokumen terorganisir, dan mudah diakses.
8. Konsultan Sistem Manajemen
   • Memberikan saran atau solusi dalam penerapan dan pengoptimalan sistem pengarsipan elektronik.
9. Pihak yang Terlibat dalam Kepatuhan Regulasi
   • Mereka yang memastikan bahwa pengelolaan dokumen sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku.
10. Pemilik Bisnis Kecil dan Menengah (UKM)
    • Memanfaatkan MAEFS untuk meningkatkan efisiensi dalam administrasi dan pengelolaan dokumen di perusahaan mereka.
11. Penyedia Layanan Cloud dan DMS
    • Profesional yang bekerja di perusahaan penyedia layanan sistem manajemen dokumen atau cloud storage yang akan menerapkan MAEFS.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Management Administration And Electronic Filing System Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Manajemen Dokumen Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.