TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
PENGERTIAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Electronic Document Management System (EDMS) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen dalam format digital. EDMS mempermudah proses pengarsipan, pencarian, dan pengelolaan dokumen secara efisien dan terstruktur. Penggunaan EDMS sangat penting dalam lingkungan bisnis atau organisasi yang memiliki volume dokumen besar, karena dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi penggunaan kertas, dan meminimalkan risiko kehilangan dokumen penting. Dengan EDMS, dokumen dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh pihak yang berwenang, baik di dalam maupun luar organisasi, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan. Selain itu, EDMS juga memberikan keuntungan dalam hal keamanan, dengan fitur seperti enkripsi dan kontrol akses untuk melindungi informasi sensitif. Penggunaan sistem ini semakin penting dalam era digital, karena dapat mendukung keberlanjutan bisnis dengan cara yang lebih efisien dan ramah lingkungan.
TUJUAN DAN MANFAAT ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Tujuan EDMS:
- Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen – Mempermudah pencarian, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen secara digital.
- Meningkatkan kolaborasi – Memungkinkan akses dokumen secara bersamaan oleh banyak pihak di berbagai lokasi.
- Meningkatkan akurasi dan keamanan – Mengurangi kesalahan manusia dalam pengelolaan dokumen dan memberikan kontrol akses yang lebih baik.
- Mengurangi penggunaan kertas – Mendukung kebijakan ramah lingkungan dengan mengurangi ketergantungan pada kertas.
- Meningkatkan compliance dan auditability – Memastikan dokumen disimpan sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku.
Manfaat EDMS:
- Akses yang lebih cepat dan mudah – Memungkinkan pencarian dan akses dokumen dalam hitungan detik, tanpa memerlukan ruang penyimpanan fisik.
- Penghematan biaya – Mengurangi biaya operasional untuk pengelolaan dokumen fisik, termasuk biaya penyimpanan, pencetakan, dan pengiriman.
- Meningkatkan keamanan data – Menyediakan fitur enkripsi, kontrol akses, dan backup untuk melindungi dokumen dari kehilangan atau pencurian.
- Meningkatkan produktivitas – Mempermudah proses kerja dengan memungkinkan pengguna mengakses dan berbagi dokumen dengan lebih efisien.
- Kemudahan pemeliharaan dan pembaruan dokumen – Menyederhanakan pembaruan dokumen dan memastikan versi terbaru selalu tersedia.
- Mempercepat proses bisnis – Dengan meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen dan mendapatkan persetujuan, proses bisnis dapat berjalan lebih cepat.
- Peningkatan keberlanjutan – Mengurangi dampak lingkungan dengan mengurangi konsumsi kertas dan bahan bakar untuk pengiriman dokumen.
OUTLINE MATERI ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
1: Pengenalan dan Dasar-Dasar EDMS
- Pendahuluan tentang EDMS
- Definisi dan konsep dasar EDMS
- Sejarah dan evolusi sistem manajemen dokumen elektronik
- Perbedaan antara sistem manajemen dokumen tradisional (manual) dan digital
- Komponen utama dalam EDMS (Penyimpanan, Pengelolaan, Pengindeksan, Akses)
- Fungsi dan Tujuan EDMS
- Tujuan utama penerapan EDMS
- Manfaat EDMS bagi organisasi dan perusahaan
- Peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan biaya
- Keuntungan dan Tantangan Penggunaan EDMS
- Manfaat jangka panjang dan pendek menggunakan EDMS
- Tantangan yang mungkin dihadapi dalam implementasi EDMS (misalnya, biaya awal, perubahan budaya organisasi)
- Dampak terhadap keberlanjutan dan ramah lingkungan
2: Implementasi dan Fitur Utama EDMS
- Fitur Utama EDMS
- Pengarsipan dan penyimpanan dokumen elektronik
- Sistem pencarian dan pengambilan dokumen
- Pengelolaan versi dokumen dan kontrol revisi
- Fitur kontrol akses dan otorisasi
- Keamanan dan enkripsi dokumen
- Kolaborasi dan berbagi dokumen
- Proses Implementasi EDMS
- Langkah-langkah penerapan EDMS dalam organisasi
- Analisis kebutuhan dan pemilihan software EDMS
- Rencana implementasi dan pelatihan pengguna
- Pengujian dan uji coba sistem
- Integrasi dengan sistem lain (misalnya, ERP, CRM)
- Menghadapi kendala dalam implementasi dan cara mengatasinya
- Langkah-langkah penerapan EDMS dalam organisasi
- Pemeliharaan dan Pembaruan EDMS
- Manajemen pemeliharaan sistem dan dokumen
- Backup dan recovery dokumen
- Pembaruan dan upgrade sistem EDMS
3: Penggunaan Lanjutan dan Best Practices
- Keamanan dan Kepatuhan dalam EDMS
- Kebijakan keamanan data dan perlindungan dokumen sensitif
- Kepatuhan terhadap standar dan regulasi terkait pengelolaan dokumen (misalnya, GDPR, HIPAA)
- Audit dan pelaporan dalam sistem EDMS
- Mengoptimalkan Penggunaan EDMS
- Best practices dalam penggunaan EDMS untuk berbagai jenis dokumen
- Analisis dokumen dan pengelolaan metadata
- Penggunaan otomatisasi dalam proses pengelolaan dokumen (workflow automation)
- Penanganan dokumen dalam proyek besar atau dengan banyak kolaborator
- Studi Kasus dan Penerapan EDMS dalam Berbagai Industri
- Penerapan EDMS di sektor kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan industri lainnya
- Studi kasus implementasi EDMS yang sukses dan tantangan yang dihadapi
- Diskusi tentang solusi EDMS yang sesuai dengan berbagai jenis organisasi
- Masa Depan EDMS
- Tren terbaru dalam teknologi EDMS (misalnya, integrasi AI, blockchain, dan cloud computing)
- Potensi evolusi sistem manajemen dokumen
- Implementasi EDMS dalam era digitalisasi dan otomatisasi bisnis
PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
- Manajer TI (Teknologi Informasi)
- Membutuhkan pemahaman tentang pengelolaan sistem TI dan implementasi EDMS dalam organisasi.
- Staf Administrasi dan Pengarsipan
- Bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan, yang membutuhkan sistem manajemen dokumen yang efisien.
- Karyawan Departemen Keuangan
- Membutuhkan sistem untuk menyimpan dan mengelola dokumen keuangan yang harus terstruktur dan aman.
- Karyawan HRD (Sumber Daya Manusia)
- Untuk mengelola data karyawan dan dokumen terkait dengan mudah, aman, dan efisien.
- Manajer Proyek
- Membutuhkan sistem untuk mengelola dokumen proyek, termasuk laporan, kontrak, dan korespondensi terkait.
- Pengelola Legal/Departemen Hukum
- Membutuhkan pengelolaan dokumen legal dan kontrak yang memerlukan kontrol akses yang ketat dan kepatuhan hukum.
- Karyawan Departemen Pemasaran
- Untuk menyimpan dan berbagi materi pemasaran, presentasi, dan dokumen promosi dengan tim dan klien.
- Manajer Operasional
- Membutuhkan sistem untuk mengelola dokumen terkait operasional, seperti prosedur, panduan, dan laporan kerja.
- Tim IT Support
- Memerlukan pemahaman tentang dukungan teknis dan pemeliharaan sistem EDMS di perusahaan.
- Staf Pengelola Data dan Arsip Digital
- Memerlukan pelatihan tentang manajemen data dan arsip digital, serta pemeliharaan dokumen yang tersimpan dalam sistem.
- Pimpinan Organisasi/CEO
- Memerlukan pemahaman tentang manfaat EDMS dalam meningkatkan efisiensi operasional dan penghematan biaya di perusahaan.
- Karyawan Pengelola Proses Bisnis
- Membutuhkan pengetahuan tentang integrasi EDMS dengan workflow otomatis dan manajemen proses bisnis di organisasi.
- Staf Pengelola Keamanan Data
- Membutuhkan pemahaman tentang kebijakan keamanan data dan perlindungan informasi sensitif dalam sistem EDMS.
- Pengelola Dokumen di Pemerintahan
- Pegawai pemerintah yang mengelola arsip dan dokumen publik, membutuhkan sistem untuk pengelolaan yang lebih efisien dan transparan.
- Karyawan yang Terlibat dalam Audit dan Kepatuhan
- Membutuhkan pengetahuan tentang audit dokumen dan kepatuhan regulasi melalui sistem manajemen dokumen elektronik.
PEMATERI/ TRAINER
Pelatihan Electronic Document Management System Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.
JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025
Januari | Februari | Maret | April |
16 -17 Januari 2024 | 13 – 14 Februari 2024 | 5 – 6 Maret 202 | 24 – 25 April 2024 |
Mei | Juni | Juli | Agustus |
21 – 22 Mei 2024 | 11 – 12 Juni 2024 | 16 – 17 Juli 2024 | 20 – 21 Agustus 2024 |
September | Oktober | November | Desember |
17 – 18 September 2024 | 8 – 9 Oktober 2024 | 12 – 13 November 2024 | 17 – 18 Desember 2024 |
Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training selain tanggal yang sudah kami agendakan.
Informasi dan Pendaftaran Training
Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Pengelolaan Metadata Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami
Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com
FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta
A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.