TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)

PENGERTIAN TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)

Electronic Document Management System (EDMS) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengorganisir dokumen secara elektronik. Sistem ini memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola dokumen secara lebih efisien dengan cara mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan aksesibilitas informasi. Penggunaan EDMS penting karena dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan keamanan data, serta mempercepat proses pencarian dan pengambilan dokumen. Dengan EDMS, dokumen dapat disimpan dalam format digital yang mudah diakses kapan saja dan di mana saja. Selain itu, EDMS juga mendukung kolaborasi tim dengan memungkinkan berbagi dokumen secara real-time. Sistem ini juga mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik, serta mempermudah pemantauan dan pengendalian dokumen, yang sangat penting dalam menjaga kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal. Oleh karena itu, mengikuti perkembangan dan penerapan EDMS sangat penting bagi organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen mereka.

TUJUAN DAN MANFAAT TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)

Tujuan EDMS:

1. Meningkatkan Pengelolaan Dokumen: Membantu mengelola dokumen secara digital untuk memudahkan penyimpanan, pencarian, dan pengorganisasian.
2. Meningkatkan Efisiensi Operasional: Mempercepat alur kerja dengan menyediakan akses cepat dan mudah ke dokumen yang diperlukan.
3. Meningkatkan Keamanan Data: Menjamin keamanan dokumen dengan fitur seperti enkripsi, kontrol akses, dan audit trail.
4. Mengurangi Penggunaan Kertas: Mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, yang berpotensi menghemat biaya dan sumber daya.
5. Memastikan Kepatuhan: Membantu organisasi mematuhi peraturan dan kebijakan terkait pengelolaan dokumen.

Manfaat EDMS:

1. Penyimpanan yang Lebih Efisien: Dokumen dapat disimpan secara digital dan diakses kapan saja dan dari mana saja.
2. Pencarian Cepat dan Mudah: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen berkat fitur pencarian canggih.
3. Pengurangan Biaya Operasional: Mengurangi kebutuhan untuk ruang penyimpanan fisik, biaya penggandaan, dan pengelolaan dokumen manual.
4. Meningkatkan Kolaborasi: Memudahkan kolaborasi antara tim dengan memungkinkan akses berbagi dokumen secara real-time.
5. Meningkatkan Produktivitas: Mempermudah tugas administratif, mempercepat proses pengambilan keputusan, dan mengurangi beban kerja manual.
6. Peningkatan Keamanan: Memastikan dokumen terlindungi dengan pengaturan hak akses dan pencatatan jejak audit untuk melacak setiap aktivitas.
7. Pemeliharaan yang Mudah: Mempermudah pemeliharaan dokumen dengan sistem penyimpanan yang terstruktur dan pengarsipan yang lebih teratur.

OUTLINE MATERI ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)

I. Pendahuluan

1. Pengertian EDMS
   • Definisi dan konsep dasar EDMS
   • Peran EDMS dalam pengelolaan dokumen digital
2. Sejarah dan Perkembangan EDMS
   • Evolusi sistem pengelolaan dokumen
   • Tren terkini dalam EDMS

II. Komponen Utama EDMS

1. Sistem Penyimpanan Dokumen
   • Jenis-jenis penyimpanan (cloud storage, on-premise storage)
   • Struktur pengarsipan dokumen
2. Proses Pengelolaan Dokumen
   • Pengumpulan, pengeditan, dan persetujuan dokumen
   • Organisasi dan pengklasifikasian dokumen
3. Keamanan dan Akses Dokumen
   • Pengaturan hak akses dan kontrol
   • Enkripsi dan perlindungan data
4. Fitur Pencarian dan Pemulihan Dokumen
   • Pencarian berbasis metadata
   • Fitur pencarian teks penuh

III. Manfaat dan Tujuan Menggunakan EDMS

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
   • Otomatisasi proses pengelolaan dokumen
   • Akses mudah dan cepat ke informasi
2. Pengurangan Biaya
   • Mengurangi biaya penyimpanan fisik dan penggandaan dokumen
3. Keamanan dan Kepatuhan
   • Kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal
   • Pengawasan dan audit trail

IV. Implementasi EDMS dalam Organisasi

1. Langkah-langkah Implementasi EDMS
   • Perencanaan dan persiapan implementasi
   • Pemilihan software EDMS yang tepat
   • Pengujian dan pelatihan pengguna
2. Manajemen Perubahan dan Adaptasi Pengguna
   • Mengatasi tantangan dalam transisi ke sistem digital
   • Pelatihan dan dukungan pengguna

V. Sistem Integrasi dan Kolaborasi

1. Integrasi EDMS dengan Sistem Lain
   • Integrasi dengan sistem ERP, CRM, dan lainnya
   • Penggunaan API dan integrasi cloud
2. Kolaborasi dalam EDMS
   • Pembagian dan kolaborasi dokumen secara real-time
   • Penggunaan versi dokumen dan kontrol revisi

VI. Keamanan dan Perlindungan Data dalam EDMS

1. Strategi Keamanan untuk EDMS
   • Pengelolaan hak akses dan otentikasi pengguna
   • Keamanan data saat transmisi dan penyimpanan
2. Kepatuhan Terhadap Regulasi (GDPR, HIPAA, dsb.)
   • Perlindungan data pribadi dan sensitif
   • Kebijakan pengelolaan dokumen berdasarkan regulasi

VII. Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem EDMS

1. Audit dan Pemeliharaan Berkala
   • Monitoring sistem dan laporan audit
   • Pemeliharaan dan pembaruan sistem secara rutin
2. Evaluasi Kinerja dan Efektivitas EDMS
   • Pengukuran manfaat dan ROI
   • Umpan balik dan perbaikan sistem

VIII. Studi Kasus dan Best Practices

1. Studi Kasus Penggunaan EDMS
   • Implementasi EDMS di berbagai industri (pemerintahan, korporasi, kesehatan)
2. Best Practices dalam Pengelolaan Dokumen Digital
   • Tips dan trik untuk penggunaan EDMS yang efisien

IX. Penutupan dan Diskusi

1. Tanya Jawab dan Diskusi
   • Menanggapi pertanyaan peserta
   • Diskusi tentang tantangan yang dihadapi dalam penerapan EDMS
2. Kesimpulan
   • Rangkuman materi dan penerapan EDMS dalam kehidupan profesional

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)

1. Manajer TI (Teknologi Informasi)
   • Bertanggung jawab untuk pengelolaan infrastruktur TI dan implementasi sistem digital di organisasi.
2. Staf Administrasi
   • Memerlukan pemahaman mengenai pengelolaan dokumen digital untuk mendukung pekerjaan administratif sehari-hari.
3. Manajer Proyek
   • Membutuhkan kemampuan untuk mengelola dan mengawasi aliran dokumen dalam proyek besar, termasuk pengendalian revisi dan pengarsipan.
4. Staf Legal dan Kepatuhan
   • Mengelola dokumen yang terkait dengan aspek hukum dan kepatuhan, memastikan bahwa dokumen disimpan dan dikelola sesuai dengan regulasi.
5. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM)
   • Mengelola data karyawan, kontrak, dan dokumen HR lainnya secara efisien dan aman.
6. Pengguna atau Staf yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen
   • Semua staf yang terlibat langsung dalam pembuatan, penyimpanan, atau pengelolaan dokumen dalam organisasi.
7. Tim Keamanan Informasi
   • Bertanggung jawab atas pengamanan data dan dokumen dalam sistem EDMS, serta memastikan bahwa akses dan integritas dokumen terjaga dengan baik.
8. Pengguna Sistem Kolaborasi dan Berbagi Dokumen
   • Pengguna yang terlibat dalam kolaborasi dan berbagi dokumen secara digital antar tim atau departemen.
9. Tim Audit Internal
   • Memerlukan pelatihan untuk memahami bagaimana audit dokumen dalam sistem EDMS dapat dilakukan dengan efektif.
10. Pimpinan Organisasi dan Eksekutif
    • Perlu memahami manfaat dan tujuan penggunaan EDMS untuk mendukung keputusan strategis terkait pengelolaan informasi dan pengurangan biaya operasional.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Electronic Document Management System (Edms) Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Keamanan Dan Kepatuhan Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.