TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

PENGERTIAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Document Control and Filing System adalah sistem yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan dokumen secara terstruktur dan terkontrol. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa setiap dokumen yang dibuat atau diterima oleh organisasi dapat ditemukan, diakses, dan dikelola dengan mudah dan aman. Sistem ini melibatkan penetapan prosedur standar untuk penamaan, pengarsipan, serta distribusi dokumen, sehingga meminimalkan risiko kehilangan atau kesalahan dalam pengelolaan informasi. Mengikuti document control dan filing system sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional, menghindari duplikasi atau kesalahan, dan memastikan bahwa semua pihak dapat mengakses dokumen yang diperlukan dengan cepat. Selain itu, sistem ini juga mendukung kepatuhan terhadap peraturan atau standar yang berlaku, mengurangi risiko hukum, dan melindungi data sensitif dari kebocoran atau penyalahgunaan.

TUJUAN DAN MANFAAT DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Tujuan dan Manfaat Mengikuti Document Control and Filing System:

1. Meningkatkan Efisiensi Akses Dokumen: Memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen dengan sistem pengarsipan yang terstruktur.
2. Menjamin Keamanan Dokumen: Melindungi dokumen dari kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan melalui pengelolaan yang ketat.
3. Meminimalkan Risiko Kesalahan: Mengurangi kemungkinan duplikasi atau kesalahan dalam pengelolaan dokumen dengan prosedur standar.
4. Mendukung Kepatuhan Regulasi: Memastikan organisasi mematuhi peraturan dan standar yang berlaku, terutama yang terkait dengan pengelolaan informasi dan data sensitif.
5. Meningkatkan Kolaborasi: Mempermudah distribusi dokumen kepada pihak terkait dan meningkatkan kerja sama antar departemen.
6. Mengoptimalkan Pengelolaan Waktu: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari atau menyusun dokumen, meningkatkan produktivitas.
7. Memastikan Integritas Informasi: Menjaga keakuratan dan konsistensi data dalam dokumen yang disimpan.
8. Meningkatkan Transparansi: Membuat dokumen lebih mudah diakses oleh pihak yang berwenang, mendukung transparansi dalam operasional organisasi.
9. Mencegah Penyalahgunaan atau Kebocoran Data: Sistem kontrol yang baik mencegah akses yang tidak sah terhadap dokumen yang bersifat sensitif.
10. Memudahkan Audit dan Pelaporan: Mempermudah proses audit dan pelaporan karena dokumen yang terorganisir dengan baik dan dapat diakses dengan mudah.

OUTLINE MATERI DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Pendahuluan

1. Pengertian Document Control and Filing System
2. Tujuan dan Manfaat Document Control
3. Pentingnya Sistem Pengarsipan yang Efektif
4. Peran Document Control dalam Organisasi

1. Konsep Dasar Document Control

1. Definisi dan Prinsip Dasar Document Control
2. Kategori dan Jenis Dokumen (Internal, Eksternal, Sensitif, dll.)
3. Siklus Hidup Dokumen (Creation, Review, Distribution, Archiving, Disposal)
4. Tanggung Jawab dalam Document Control (Owner, User, Manager, Administrator)

III. Sistem Pengarsipan (Filing System)

1. Pengertian Filing System
2. Jenis-jenis Filing System:
   • Filing Manual vs Digital
   • Alphabetical, Numerical, Chronological, Subject-based
3. Kriteria dalam Pemilihan Filing System yang Tepat
4. Pengelompokan Dokumen dalam Filing System

1. Proses Document Control

1. Penciptaan dan Pengesahan Dokumen
2. Pengklasifikasian dan Penomoran Dokumen
3. Proses Distribusi dan Akses Dokumen
4. Pengendalian Akses dan Keamanan Dokumen
5. Pengelolaan Revisi dan Versi Dokumen
6. Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen
7. Penghancuran atau Penghapusan Dokumen

1. Teknologi dan Tools dalam Document Control

1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (DMS)
2. Software Pengelolaan Dokumen (Misalnya: SharePoint, Google Drive, Documentum)
3. Keuntungan Penggunaan Teknologi dalam Document Control
4. Standar dan Regulasi dalam Pemilihan Sistem Elektronik

1. Standar dan Kebijakan dalam Document Control

1. Standar ISO dalam Document Control (ISO 9001, ISO 15489)
2. Kebijakan Organisasi dalam Pengelolaan Dokumen
3. Kewajiban Legal dan Kepatuhan terhadap Regulasi (Misalnya: GDPR, HIPAA)
4. Audit dan Pemantauan dalam Document Control

VII. Praktik Terbaik dalam Document Control

1. Pengelolaan Dokumen yang Efisien dan Efektif
2. Keamanan Data dan Perlindungan Informasi Sensitif
3. Pengelolaan Revisi dan Versi dengan Baik
4. Pemeliharaan dan Pembaruan Filing System
5. Pelatihan dan Peningkatan Kesadaran Pengguna

VIII. Tantangan dalam Document Control

1. Pengelolaan Dokumen di Era Digital
2. Menghadapi Volume Dokumen yang Tinggi
3. Kepatuhan terhadap Regulasi yang Berubah
4. Keamanan dan Perlindungan Data dalam Pengarsipan Digital
5. Integrasi Sistem Pengarsipan Manual dan Digital

1. Studi Kasus dan Aplikasi Praktis

1. Analisis Studi Kasus Sistem Document Control di Organisasi
2. Simulasi Pengelolaan Dokumen dengan Sistem Pengarsipan Manual dan Elektronik
3. Diskusi Kasus: Tantangan dan Solusi dalam Implementasi Sistem Pengarsipan yang Efektif

1. Kesimpulan dan Penutup

1. Rekapitulasi Poin-Poin Penting dalam Document Control
2. Rekomendasi untuk Implementasi yang Sukses
3. Langkah Selanjutnya dalam Meningkatkan Document Control di Organisasi

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Manajer dan Staf Administrasi: Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan arsip organisasi, serta perlu memastikan kepatuhan terhadap prosedur pengelolaan dokumen.
2. Tim IT dan Pengembang Sistem Informasi: Membantu dalam implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen dokumen elektronik (DMS) serta memastikan integrasi sistem pengarsipan dengan platform teknologi lainnya.
3. Staff Legal dan Compliance Officer: Perlu memahami cara mengelola dokumen yang berhubungan dengan hukum, regulasi, dan kepatuhan (misalnya dokumen kontrak, izin, dan laporan audit).
4. Pimpinan Proyek dan Tim Proyek: Mengelola dokumentasi proyek (misalnya: proposal, laporan kemajuan, dan perubahan desain) yang memerlukan pengaturan dokumen yang efisien dan sistematis.
5. Karyawan yang Terlibat dalam Pengolahan Dokumen: Semua karyawan yang sering bekerja dengan dokumen dalam operasional sehari-hari (misalnya: HR, keuangan, dan tim operasional).
6. Tim Audit Internal dan Eksternal: Membutuhkan pemahaman tentang bagaimana dokumen disimpan, dilacak, dan dikelola untuk mempermudah proses audit.
7. Manajer Kualitas (Quality Control): Mengelola dokumen yang berkaitan dengan prosedur kualitas, manual operasional, serta dokumentasi standar operasional prosedur (SOP).
8. Tim Pengelola Keamanan Informasi (Information Security Officer): Memastikan bahwa data sensitif dan dokumen penting terlindungi dengan baik dalam sistem pengarsipan dan memiliki kontrol akses yang tepat.
9. Personel Pemasaran dan Komunikasi: Bertanggung jawab atas dokumentasi komunikasi perusahaan, termasuk arsip konten pemasaran, materi kampanye, dan laporan publikasi.
10. Tim Sumber Daya Manusia (HR): Mengelola dokumen karyawan, kontrak, dan catatan penting lainnya yang memerlukan pengelolaan yang terstruktur dan terkontrol.
11. Staf Keuangan: Mengelola dokumen terkait keuangan seperti laporan keuangan, faktur, dan dokumen perpajakan yang memerlukan pengarsipan yang rapi dan mudah diakses.
12. Manajer dan Staf Operasional: Mengelola dokumen operasional yang berhubungan dengan kegiatan harian dan proses bisnis.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Document Control And Filling System Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Software Pengelolaan Dokumen Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.