TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

PENGERTIAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

Document Control and Filing System (Sistem Pengendalian dan Pengarsipan Dokumen) adalah suatu metode yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen-dokumen dalam suatu organisasi secara efisien dan terstruktur. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan dapat diakses, dikendalikan, dan dilindungi dengan baik, serta mudah ditemukan saat dibutuhkan. Pentingnya mengikuti sistem ini terletak pada kemampuannya untuk mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan pengelolaan dokumen yang dapat merugikan organisasi. Dengan adanya kontrol yang baik, dokumen dapat terjaga kerahasiaannya, integritasnya, dan keasliannya, serta mempermudah proses audit dan referensi di masa depan. Selain itu, sistem ini mendukung kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dan meningkatkan efisiensi operasional dengan meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen penting.

TUJUAN DAN MANFAAT TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

Tujuan:

1. Menjamin Aksesibilitas Dokumen: Memastikan dokumen mudah diakses oleh pihak yang berwenang saat dibutuhkan.
2. Pengelolaan Dokumen yang Efisien: Mengatur dokumen secara sistematis untuk memudahkan pencarian dan pemeliharaan.
3. Menghindari Kehilangan Dokumen: Melindungi dokumen dari kehilangan atau kerusakan akibat pengelolaan yang tidak terstruktur.
4. Meningkatkan Kepatuhan: Memastikan bahwa dokumen disimpan dan dikelola sesuai dengan regulasi yang berlaku.
5. Meningkatkan Keamanan dan Kerahasiaan: Menjaga kerahasiaan dokumen dengan kontrol akses yang tepat.
6. Memudahkan Proses Audit: Mempermudah proses audit dan pemeriksaan di masa depan.

Manfaat:

1. Efisiensi Waktu: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan: Minimalkan kemungkinan kesalahan dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen.
3. Peningkatan Kualitas Kerja: Mempermudah koordinasi dan komunikasi antar departemen dengan akses dokumen yang lebih cepat dan teratur.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Mengoptimalkan layanan dengan adanya kontrol dokumen yang baik untuk proses bisnis yang lebih cepat.
5. Memudahkan Penyimpanan dan Pemulihan Data: Menyediakan cara yang mudah untuk memulihkan dokumen penting yang hilang atau rusak.
6. Peningkatan Kepatuhan terhadap Standar Industri: Memastikan organisasi mengikuti prosedur dan kebijakan yang sesuai dengan standar industri atau regulasi yang berlaku.

OUTLINE MATERI DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

I. Pendahuluan

1. Pengertian dan Tujuan Document Control and Filing System
   • Definisi document control dan filing system
   • Pentingnya sistem pengendalian dan pengarsipan dokumen
   • Tujuan dan manfaat sistem pengendalian dokumen
2. Prinsip Dasar Pengelolaan Dokumen
   • Kepentingan pengelolaan dokumen yang efisien
   • Karakteristik dokumen yang perlu dikelola
   • Kebijakan dan prosedur dasar dalam pengelolaan dokumen

II. Jenis-jenis Dokumen

1. Jenis Dokumen dalam Organisasi
   • Dokumen administratif
   • Dokumen teknis dan operasional
   • Dokumen legal dan kontrak
2. Klasifikasi dan Kategorisasi Dokumen
   • Pengelompokan dokumen berdasarkan tingkat kepentingan dan kerahasiaan
   • Klasifikasi dokumen berdasarkan jenis (hardcopy, digital)

III. Prinsip dan Prosedur Document Control

1. Proses Pembuatan dan Penerimaan Dokumen
   • Proses pembuatan dokumen baru
   • Proses penerimaan dokumen eksternal dan internal
2. Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen
   • Sistem pengarsipan fisik (manual) dan digital
   • Penataan arsip berdasarkan kategori, tanggal, dan prioritas
3. Pengendalian Akses dan Keamanan Dokumen
   • Pembatasan akses terhadap dokumen
   • Penggunaan password dan enkripsi untuk dokumen digital
   • Kebijakan retensi dan penghancuran dokumen
4. Perubahan dan Pembaruan Dokumen
   • Proses revisi, persetujuan, dan distribusi dokumen yang diperbarui
   • Penggunaan versi dokumen untuk menghindari kebingungannya
5. Dokumentasi dan Pelaporan
   • Dokumentasi perubahan dan revisi
   • Pelaporan status pengelolaan dokumen kepada pihak terkait

IV. Sistem Pengelolaan dan Teknologi

1. Sistem Pengelolaan Dokumen Manual vs Digital
   • Keunggulan dan kekurangan sistem manual dan digital
   • Implementasi sistem pengelolaan dokumen digital (DMS – Document Management System)
2. Penggunaan Software Document Control
   • Pemilihan software untuk pengelolaan dokumen
   • Fitur-fitur utama dalam software document control
   • Studi kasus penggunaan software di berbagai industri

V. Kepatuhan dan Audit

1. Kepatuhan terhadap Standar dan Regulasi
   • Mematuhi peraturan pemerintah dan standar industri terkait dokumen
   • Praktik terbaik untuk memenuhi persyaratan audit
2. Audit Pengendalian Dokumen
   • Proses audit dokumen
   • Penilaian kesesuaian prosedur dan kebijakan pengendalian dokumen

VI. Tantangan dalam Pengelolaan Dokumen

1. Masalah Umum dalam Pengelolaan Dokumen
   • Kesalahan pengarsipan
   • Kesulitan dalam menemukan dokumen yang relevan
   • Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen
2. Solusi dan Best Practices
   • Tips dan strategi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen
   • Pembaruan rutin sistem pengarsipan

VII. Studi Kasus dan Latihan

1. Studi Kasus Implementasi Document Control System
   • Contoh implementasi di berbagai sektor (perusahaan, pemerintahan, pendidikan)
   • Pembahasan tantangan dan solusi yang diterapkan
2. Latihan Praktis
   • Simulasi pengelolaan dokumen menggunakan software atau metode manual
   • Evaluasi dan umpan balik mengenai pengelolaan dokumen yang dilakukan

VIII. Penutupan

1. Ringkasan Materi
   • Rekapitulasi tujuan dan manfaat sistem document control
   • Pembahasan aspek-aspek penting dalam pengelolaan dokumen
2. Tanya Jawab dan Diskusi
   • Sesi tanya jawab untuk memperjelas konsep-konsep yang dibahas
   • Diskusi mengenai tantangan yang dihadapi peserta dalam pengelolaan dokumen di organisasi mereka
3. Evaluasi dan Sertifikasi
   • Ujian evaluasi (opsional)
   • Pembagian sertifikat bagi peserta yang lulus

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

1. Staff Administrasi dan Kepegawaian
   • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen administratif dan arsip pegawai.
2. Manajer Proyek
   • Mengelola dokumen terkait proyek, seperti kontrak, laporan, dan dokumen teknis lainnya.
3. Tim Legal dan Hukum
   • Mengelola dokumen hukum, kontrak, dan perjanjian dengan pihak eksternal.
4. Tim IT dan Pengelola Sistem Informasi
   • Bertugas dalam implementasi dan pemeliharaan sistem pengelolaan dokumen digital (DMS).
5. Auditor Internal dan Eksternal
   • Membutuhkan pemahaman tentang sistem pengendalian dokumen untuk proses audit dan pemeriksaan.
6. Manajer Kualitas
   • Mengelola dokumen terkait sistem manajemen mutu, prosedur, dan kebijakan perusahaan.
7. Tim Keuangan dan Akuntansi
   • Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen keuangan, laporan, dan bukti transaksi.
8. Staf Pemasaran dan Penjualan
   • Mengelola dokumen terkait kontrak penjualan, proposal, dan materi pemasaran.
9. Tim Pengadaan dan Logistik
   • Mengelola dokumen kontrak, faktur, dan dokumen terkait pengadaan barang dan jasa.
10. Pimpinan dan Manajer Senior
    • Membutuhkan pemahaman tentang kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen di tingkat organisasi.
11. Staf Penerbitan dan Dokumentasi Teknis
    • Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen teknis dan publikasi.
12. Karyawan yang Menggunakan Sistem Pengelolaan Dokumen
    • Semua karyawan yang terlibat dalam proses pembuatan, pengarsipan, atau pencarian dokumen.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Document Control And Filing System Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Software Document Control Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.