TRAINING ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN DAN SISTEM KEARSIPAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN DAN SISTEM KEARSIPAN

Administrasi perkantoran modern dan sistem kearsipan memainkan peran yang sangat penting dalam kelancaran operasional sebuah organisasi. Administrasi perkantoran modern mencakup berbagai aktivitas yang mendukung pengelolaan sumber daya manusia, komunikasi, dan koordinasi antar bagian. Hal ini penting untuk memastikan bahwa informasi dapat disampaikan dengan cepat dan tepat waktu, serta setiap proses bisnis berjalan efisien. Sistem kearsipan yang baik membantu dalam penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara terstruktur, memungkinkan akses mudah dan pengawasan terhadap data penting. Mengikuti administrasi perkantoran dan sistem kearsipan yang baik membantu organisasi menjaga keakuratan data, meminimalisir kesalahan, serta mematuhi peraturan yang berlaku, yang pada gilirannya mendukung peningkatan produktivitas dan efektivitas kerja.

TUJUAN DAN MANFAAT ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN DAN SISTEM KEARSIPAN

Tujuan:

1. Meningkatkan Efisiensi: Memastikan proses administrasi berjalan lancar dan tanpa hambatan.
2. Mempermudah Akses Informasi: Menyusun sistem yang memungkinkan pencarian dan penggunaan data dengan cepat.
3. Meningkatkan Koordinasi: Meningkatkan komunikasi antar departemen dengan pengelolaan dokumen yang jelas.
4. Menjaga Kepatuhan Hukum: Memastikan organisasi mematuhi regulasi terkait penyimpanan dan pengelolaan data.
5. Mengoptimalkan Pengelolaan Sumber Daya: Mengurangi kesalahan administratif dan meningkatkan produktivitas tim.

Manfaat:

1. Efisiensi Waktu: Pengelolaan dokumen yang baik menghemat waktu dalam pencarian dan pengolahan data.
2. Pengurangan Risiko Kesalahan: Sistem yang terorganisir mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pengelolaan data dan informasi.
3. Keamanan Data: Menjamin kerahasiaan dan keamanan informasi yang disimpan dalam sistem arsip.
4. Kemudahan Audit: Memudahkan proses audit dengan adanya arsip yang lengkap dan terstruktur.
5. Penghematan Biaya: Mengurangi kebutuhan untuk penyimpanan fisik yang memakan ruang dan biaya.
6. Meningkatkan Profesionalisme: Memberikan kesan bahwa organisasi dikelola secara profesional dan sistematis.

OUTLINE MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN DAN SISTEM KEARSIPAN

1. Pendahuluan Administrasi Perkantoran Modern

• Definisi Administrasi Perkantoran Modern
• Peran dan fungsi administrasi dalam organisasi
• Perkembangan administrasi perkantoran di era digital
• Tantangan administrasi perkantoran modern

2. Konsep Dasar Administrasi Perkantoran

• Pengertian dan ruang lingkup administrasi perkantoran
• Organisasi kantor dan struktur administrasi
• Tugas-tugas utama dalam administrasi perkantoran
• Teknologi dalam administrasi perkantoran (software, cloud storage, dll)

3. Proses Administrasi Perkantoran

• Pengelolaan surat menyurat (penerimaan, pengiriman, dan distribusi)
• Manajemen jadwal dan rapat
• Koordinasi antara divisi dan tim
• Pengelolaan inventaris kantor
• Pengelolaan komunikasi internal dan eksternal

4. Sistem Keamanan dan Kerahasiaan Data

• Pentingnya keamanan dalam administrasi perkantoran
• Sistem proteksi data dan informasi sensitif
• Keamanan digital: enkripsi dan proteksi file
• Kebijakan privasi dan kerahasiaan dokumen

5. Pengertian dan Tujuan Sistem Kearsipan

• Definisi dan tujuan kearsipan
• Jenis-jenis arsip (arsip aktif, inaktif, dan permanen)
• Pentingnya sistem kearsipan dalam organisasi
• Peran kearsipan dalam keberlanjutan organisasi

6. Sistem Kearsipan Modern

• Kearsipan manual vs kearsipan digital
• Pengelolaan arsip berbasis digital (e-arsip, cloud storage)
• Software dan alat bantu untuk sistem kearsipan digital
• Penggunaan metadata dan tagging dalam arsip digital

7. Prinsip-prinsip Pengelolaan Kearsipan

• Keteraturan dan sistematika penyimpanan arsip
• Penggunaan kode dan sistem klasifikasi arsip
• Prosedur pengelolaan arsip masuk dan keluar
• Penyimpanan arsip sesuai jenis dan durasi retensi

8. Prosedur Pengarsipan

• Pengumpulan dan pemilahan dokumen
• Penyimpanan dan pengorganisasian arsip
• Proses pemeliharaan arsip untuk menjaga integritas
• Penghapusan arsip yang sudah tidak dibutuhkan (penghancuran arsip)

9. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip

• Penataan fisik dan digital arsip
• Pengelolaan ruang arsip fisik
• Penyimpanan arsip elektronik (cloud, server lokal)
• Backup dan pemeliharaan arsip digital
• Sistem pemulihan data (data recovery)

10. Audit dan Evaluasi Sistem Kearsipan

• Proses audit arsip untuk memastikan kepatuhan dan efisiensi
• Evaluasi sistem kearsipan: kelemahan dan perbaikan
• Peran evaluasi dalam pengembangan sistem kearsipan
• Pengaruh audit terhadap kebijakan kearsipan

11. Studi Kasus dan Implementasi Sistem Administrasi Perkantoran dan Kearsipan

• Contoh implementasi sistem administrasi perkantoran modern di berbagai sektor
• Studi kasus penggunaan sistem kearsipan digital dalam organisasi besar
• Best practices dalam administrasi perkantoran dan pengelolaan arsip

12. Tren dan Inovasi dalam Administrasi Perkantoran dan Kearsipan

• Teknologi baru yang mempengaruhi administrasi perkantoran dan kearsipan (AI, RPA, Blockchain)
• Masa depan administrasi perkantoran dan kearsipan digital
• Tantangan dan peluang dalam penerapan teknologi baru

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN DAN SISTEM KEARSIPAN

1. Staf Administrasi Kantor: Mereka yang terlibat langsung dalam pengelolaan surat, jadwal, komunikasi, dan kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Manajer atau Supervisor Administrasi: Para pengawas yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemantauan administrasi di kantor.
3. Petugas Kearsipan: Staf yang khusus mengelola penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan arsip dalam organisasi.
4. Sekretaris dan Asisten Eksekutif: Individu yang menangani tugas administrasi tingkat tinggi dan komunikasi eksekutif, serta pengelolaan dokumen penting.
5. Staf IT (Information Technology): Mereka yang mendukung infrastruktur digital untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip digital, serta pengamanan data.
6. Pimpinan Organisasi atau Manajemen Senior: Para pemimpin yang perlu memahami pentingnya administrasi perkantoran dan sistem kearsipan untuk pengambilan keputusan yang efektif.
7. Karyawan yang Terlibat dalam Proyek Khusus: Individu yang terlibat dalam pengelolaan data dan dokumen penting untuk proyek tertentu, misalnya proyek jangka panjang atau pengelolaan data sensitif.
8. Pegawai Pemerintahan: Staf di instansi pemerintah yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen administratif dan arsip negara.
9. Petugas Keuangan dan Akuntansi: Staf yang menangani dokumen keuangan dan perlu mengelola arsip transaksi, laporan, dan dokumen penting lainnya.
10. Pengelola Sumber Daya Manusia (HR): Mereka yang bertanggung jawab untuk pengelolaan data karyawan, surat-menyurat terkait sumber daya manusia, dan arsip personalia.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Administrasi Perkantoran Modern Dan Sistem Kearsipan Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Proses Administrasi Perkantoran Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.