PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

PENGERTIAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Records Management System (RMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur data dan dokumen secara terstruktur dan efisien. Pentingnya mengikuti RMS tidak dapat diabaikan dalam era digital saat ini. Pertama-tama, RMS memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan yang berlaku. Dalam bisnis dan lembaga pemerintahan, adopsi RMS membantu mencegah risiko hukum, seperti sanksi dan denda atas pelanggaran privasi atau ketidakpatuhan terhadap peraturan pengarsipan. Selain itu, RMS meningkatkan efisiensi operasional. Dengan sistem yang terorganisir, pencarian dan akses terhadap informasi menjadi lebih cepat dan mudah. Ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari data yang diperlukan dan memungkinkan pengguna untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih produktif. Selain itu, RMS mempromosikan transparansi dan akuntabilitas. Dengan catatan yang terdokumentasi dengan baik, jejak audit dapat dipertahankan, memfasilitasi proses evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Selanjutnya, RMS juga memainkan peran penting dalam pengelolaan risiko. Dengan menyimpan catatan secara teratur dan teratur, perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk menghadapi situasi darurat atau keadaan yang mengancam. Terakhir, RMS mendukung pengambilan keputusan yang informasional. Dengan akses mudah ke data yang akurat dan terverifikasi, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan terinformasi, yang pada gilirannya meningkatkan kinerja dan daya saing organisasi. Dalam keseluruhan, kehadiran RMS bukanlah hanya suatu keharusan, melainkan suatu kebutuhan strategis untuk organisasi modern yang ingin menjaga ketertiban, kepatuhan, dan efisiensi dalam pengelolaan informasi mereka.

TUJUAN DAN MANFAAT RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Tujuan:

1. Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan pengarsipan.
2. Meningkatkan efisiensi dalam mengelola dan mengakses data dan dokumen.
3. Meminimalkan risiko hukum terkait dengan pelanggaran privasi atau ketidakpatuhan terhadap peraturan pengarsipan.
4. Memfasilitasi transparansi dan akuntabilitas dalam organisasi.
5. Mendukung pengelolaan risiko dengan menyimpan catatan yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
6. Mendorong pemulihan yang cepat dalam situasi darurat atau keadaan yang mengancam.
7. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dengan menyediakan akses yang mudah ke data yang akurat.

Manfaat:

1. Peningkatan efisiensi operasional karena pencarian dan akses informasi yang lebih cepat.
2. Pengurangan biaya dan waktu yang dihabiskan untuk mengelola dokumen secara manual.
3. Penyediaan jejak audit yang dapat dipertahankan untuk evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.
4. Pengurangan risiko hukum dan finansial terkait dengan pelanggaran regulasi.
5. Peningkatan kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan strategis.
6. Meningkatkan ketertiban dan keteraturan dalam pengelolaan informasi.
7. Peningkatan daya saing organisasi melalui penggunaan informasi yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan layanan yang lebih responsif dan terpercaya.
9. Memfasilitasi kolaborasi dan berbagi informasi antar departemen atau tim.
10. Mendukung pertumbuhan dan skalabilitas organisasi dengan infrastruktur yang terorganisir untuk pengelolaan informasi.

MATERI RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

• I. Pendahuluan
• A. Pengenalan tentang Records Management System (RMS)
• B. Pentingnya RMS dalam konteks bisnis dan organisasi
• C. Tujuan dari kursus ini
• II. Konsep Dasar Records Management
• A. Definisi dan ruang lingkup RMS
• B. Prinsip-prinsip dasar dalam pengelolaan catatan
• C. Peran dan tanggung jawab dalam RMS
• III. Pengelolaan Siklus Hidup Records
• A. Pengenalan siklus hidup records
• B. Tahapan-tahapan dalam siklus hidup records (penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan)
• C. Praktik terbaik dalam mengelola setiap tahap siklus hidup records
• IV. Pengelolaan Dokumen Elektronik
• A. Perbedaan antara pengelolaan dokumen fisik dan elektronik
• B. Strategi untuk mengelola dokumen elektronik secara efektif
• C. Keamanan informasi dalam pengelolaan dokumen elektronik
• V. Kepatuhan Regulasi dan Kebijakan Pengarsipan
• A. Regulasi dan peraturan terkait pengelolaan records (misalnya, GDPR, HIPAA, Sarbanes-Oxley)
• B. Kebijakan internal pengarsipan dan kepatuhan terhadap regulasi
• C. Konsekuensi dari pelanggaran kepatuhan
• VI. Teknologi dan Alat dalam Records Management
• A. Pengenalan tentang perangkat lunak dan sistem pengelolaan records
• B. Evaluasi dan pemilihan teknologi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi
• C. Implementasi dan integrasi teknologi dalam RMS
• VII. Manajemen Risiko dan Keamanan Informasi
• A. Identifikasi risiko terkait dengan pengelolaan records
• B. Strategi untuk mitigasi risiko dalam RMS
• C. Perlindungan keamanan informasi dan data sensitif
• VIII. Pengembangan Program RMS
• A. Langkah-langkah untuk merancang dan mengimplementasikan program RMS
• B. Pelatihan dan kesadaran untuk personel tentang RMS
• C. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan dalam program RMS
• IX. Studi Kasus dan Praktik Terbaik
• A. Analisis studi kasus tentang implementasi RMS di berbagai organisasi
• B. Pembelajaran dari praktik terbaik dalam pengelolaan records
• C. Diskusi tentang tantangan dan solusi dalam pengelolaan records
• X. Tinjauan dan Penutup
• A. Tinjauan kembali tentang materi yang telah dipelajari
• B. Kesimpulan tentang pentingnya RMS dalam konteks bisnis modern
• C. Saran untuk pengembangan lebih lanjut dan sumber daya tambahan

PESERTA PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

1. Manajer atau Eksekutif Senior: Untuk memahami pentingnya RMS dalam menjaga kepatuhan, mengelola risiko, dan meningkatkan efisiensi operasional.
2. Staf Administrasi: Untuk mempelajari teknik dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen dan catatan sehari-hari.
3. Profesional IT: Untuk memahami aspek teknis dalam pengelolaan dokumen elektronik dan keamanan informasi.
4. Pegawai Pengadaan dan Hukum: Untuk memahami regulasi terkait pengelolaan records dan memastikan kepatuhan organisasi.
5. Staf Keuangan: Untuk memahami pentingnya RMS dalam audit dan pelaporan keuangan.
6. Staf HR (Sumber Daya Manusia): Untuk memahami kebijakan dan prosedur pengelolaan catatan karyawan dan dokumentasi terkait.
7. Staf Operasional: Untuk meningkatkan efisiensi dalam mengakses dan menggunakan informasi yang relevan untuk tugas-tugas sehari-hari.
8. Profesional Bisnis dan Konsultan: Untuk membantu klien dalam mengimplementasikan dan meningkatkan program RMS dalam organisasi mereka.
9. Mahasiswa dan Peneliti: Untuk memahami prinsip-prinsip dasar dan tren terbaru dalam pengelolaan records untuk penelitian akademis atau proyek.
10. Organisasi Non-Profit dan Pemerintah: Untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya dan memenuhi persyaratan kepatuhan yang diperlukan.

PEMATERI/ TRAINER

Training Records Management System (Rms) ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2024

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Records Management System (Rms) segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang Surya Training

A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.