TRAINING PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT

PENGERTIAN TRAINING PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT

Procurement and Contract Management (Manajemen Pengadaan dan Kontrak) adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan kontrak untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Proses ini mencakup berbagai tahap mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan penyedia, negosiasi kontrak, hingga pengawasan pelaksanaan kontrak agar memenuhi syarat-syarat yang telah disepakati. Mengikuti manajemen pengadaan dan kontrak yang baik sangat penting bagi organisasi karena dapat memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan diperoleh dengan harga yang wajar, tepat waktu, dan kualitas yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Selain itu, manajemen yang efektif juga membantu meminimalkan risiko hukum, mengoptimalkan anggaran, dan memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan transparan dan akuntabel. Hal ini sangat berpengaruh terhadap efisiensi operasional dan keberlanjutan jangka panjang suatu organisasi.

TUJUAN DAN MANFAAT TRAINING PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT

Tujuan Procurement and Contract Management:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Organisasi
   Menentukan barang, jasa, atau pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan strategis organisasi.
2. Memastikan Pengadaan yang Efisien
   Menyusun dan melaksanakan proses pengadaan yang efisien dan efektif untuk memperoleh barang/jasa dengan biaya terbaik.
3. Memilih Penyedia yang Tepat
   Melalui proses seleksi yang transparan dan objektif, memilih penyedia barang atau jasa yang memenuhi kriteria kualitas dan kapasitas yang dibutuhkan.
4. Negosiasi Kondisi yang Menguntungkan
   Mencapai kesepakatan yang menguntungkan antara pihak organisasi dan penyedia, baik dari segi harga, kualitas, maupun waktu pengiriman.
5. Menjamin Kepatuhan Terhadap Regulasi
   Memastikan semua proses pengadaan dan kontrak mematuhi regulasi dan hukum yang berlaku untuk menghindari potensi masalah hukum di masa depan.
6. Pengelolaan Risiko
   Mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko yang mungkin timbul dalam pelaksanaan kontrak, seperti keterlambatan pengiriman atau perubahan harga.

Manfaat Procurement and Contract Management:

1. Penghematan Biaya
   Dengan pengelolaan pengadaan yang tepat, organisasi dapat memperoleh barang atau jasa dengan harga yang lebih kompetitif, mengurangi pemborosan, dan memaksimalkan anggaran.
2. Peningkatan Kualitas
   Proses seleksi yang baik memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan organisasi.
3. Mempercepat Proses Operasional
   Pengadaan yang efisien memungkinkan organisasi untuk menerima barang atau jasa tepat waktu, yang mempercepat proses operasional secara keseluruhan.
4. Mengurangi Risiko Hukum dan Keuangan
   Dengan pengelolaan kontrak yang cermat, risiko hukum dan masalah keuangan yang dapat muncul akibat ketidaksesuaian kontrak atau pengadaan dapat diminimalkan.
5. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
   Proses yang transparan dan terdokumentasi dengan baik meningkatkan akuntabilitas dan mencegah penyalahgunaan atau korupsi dalam pengadaan.
6. Memperkuat Hubungan dengan Penyedia
   Manajemen kontrak yang baik membangun hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan penyedia, yang dapat meningkatkan kerjasama jangka panjang.
7. Peningkatan Kepuasan Stakeholder
   Pengadaan yang tepat waktu dan sesuai kualitas meningkatkan kepuasan stakeholder, baik internal (karyawan) maupun eksternal (klien, pelanggan).
8. Dukungan untuk Keberlanjutan Organisasi
   Manajemen pengadaan yang efektif membantu organisasi untuk tetap dapat beroperasi secara berkelanjutan dengan mendukung kebutuhan sumber daya yang optimal.

OUTLINE MATERI PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT

 1: Pengenalan Procurement and Contract Management

• Definisi dan Konsep Dasar
  • Pengertian Procurement (Pengadaan) dan Contract Management (Manajemen Kontrak)
  • Tujuan dan pentingnya Procurement and Contract Management
  • Hubungan antara procurement, kontrak, dan keberhasilan organisasi
• Proses Procurement secara Umum
  • Tahapan-tahapan dalam siklus procurement
  • Jenis-jenis pengadaan (pengadaan barang, jasa, dan pekerjaan)
  • Karakteristik dan tantangan dalam pengadaan

 2: Perencanaan Procurement

• Identifikasi Kebutuhan Pengadaan
  • Proses perencanaan kebutuhan pengadaan
  • Menyusun Rencana Pengadaan Tahunan (RPT)
  • Analisis kebutuhan dan anggaran pengadaan
• Strategi Procurement
  • Penentuan strategi pengadaan (sentralisasi vs desentralisasi)
  • Analisis pasar dan pemilihan sumber daya
  • Pembelian langsung vs tender terbuka
• Pengembangan Spesifikasi dan Kriteria Seleksi
  • Menyusun spesifikasi teknis
  • Menentukan kriteria evaluasi dan pemilihan penyedia

 3: Proses Pengadaan (Procurement Process)

• Persiapan Tender dan Seleksi Penyedia
  • Jenis-jenis kontrak (fixed price, cost-reimbursable, time & materials)
  • Prosedur pengumuman tender dan undangan tender
  • Penyusunan dokumen tender dan permintaan penawaran
• Evaluasi dan Pemilihan Penyedia
  • Teknik evaluasi penawaran (kualitatif dan kuantitatif)
  • Negosiasi harga dan syarat kontrak
  • Pemilihan penyedia berdasarkan kualitas dan harga
• Pengelolaan Kontrak Pengadaan
  • Penyusunan dan penyelesaian kontrak
  • Tanda tangan kontrak dan prosedur administrasi

 4: Manajemen Kontrak

• Penyusunan dan Administrasi Kontrak
  • Elemen-elemen penting dalam kontrak (syarat, kewajiban, hak, dan kewajiban pihak)
  • Manajemen perubahan kontrak (amendment)
  • Pembayaran dan klausul pembayaran dalam kontrak
• Pengawasan dan Pemantauan Kontrak
  • Monitoring pelaksanaan kontrak dan hasil kinerja penyedia
  • Mengelola klaim dan sengketa
  • Inspeksi dan audit kontrak
• Penyelesaian dan Penutupan Kontrak
  • Prosedur penutupan kontrak dan evaluasi hasil kontrak
  • Penyelesaian masalah akhir dan laporan akhir
  • Dokumentasi dan pelaporan kontrak

 5: Pengelolaan Risiko dalam Procurement dan Contract Management

• Identifikasi dan Penilaian Risiko
  • Jenis-jenis risiko dalam procurement dan kontrak (risiko operasional, finansial, hukum)
  • Teknik identifikasi dan penilaian risiko
• Strategi Mitigasi Risiko
  • Penyusunan strategi mitigasi risiko dalam pengadaan
  • Pengelolaan kontrak yang proaktif
  • Tindakan pencegahan dan penyelesaian masalah

 6: Kepatuhan Hukum dan Etika dalam Procurement

• Regulasi dan Standar Hukum dalam Pengadaan
  • Peraturan perundang-undangan yang mengatur pengadaan (lokal dan internasional)
  • Prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas, dan keadilan dalam procurement
• Etika dalam Pengadaan dan Kontrak
  • Penghindaran konflik kepentingan dalam proses pengadaan
  • Pengawasan terhadap praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN)
  • Prinsip etika dalam hubungan dengan penyedia barang/jasa

 7: Alat dan Teknologi dalam Procurement and Contract Management

• Sistem dan Teknologi Pendukung Procurement
  • Sistem informasi procurement (e-procurement, e-tendering)
  • Software dan aplikasi untuk manajemen kontrak
• Automatisasi dan Digitalisasi Proses Pengadaan
  • Manfaat digitalisasi dalam pengadaan dan kontrak
  • Peran teknologi dalam meningkatkan efisiensi dan transparansi

 8: Praktik Terbaik dalam Procurement and Contract Management

• Studi Kasus dan Pembelajaran dari Pengalaman
  • Studi kasus pengadaan dan manajemen kontrak yang sukses
  • Pembelajaran dari kegagalan dalam pengadaan dan kontrak
• Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Kontrak
  • Teknik negosiasi yang efektif
  • Pengelolaan hubungan jangka panjang dengan penyedia

 9: Evaluasi dan Pengendalian Kinerja Pengadaan

• Kinerja Pengadaan dan Analisis Kinerja
  • Pengukuran kinerja penyedia dan hasil pengadaan
  • Penilaian dan umpan balik dari penyedia
• Continuous Improvement dalam Procurement
  • Strategi perbaikan berkelanjutan dalam proses pengadaan
  • Penggunaan data untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pengadaan

 10: Penutupan dan Ujian Akhir

• Ringkasan Materi
  • Rekapitulasi dan diskusi singkat materi utama yang telah dipelajari
• Ujian Akhir
  • Ujian teori dan praktikum
  • Penyelesaian studi kasus
• Sertifikat Penyelesaian Kursus

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT

1. Manajer Pengadaan (Procurement Manager)
   • Bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh proses pengadaan barang, jasa, dan pekerjaan dalam organisasi.
2. Staf Pengadaan (Procurement Staff)
   • Terlibat langsung dalam pelaksanaan proses pengadaan, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan pengadaan.
3. Manajer Proyek (Project Manager)
   • Mengelola proyek yang membutuhkan pengadaan barang/jasa dan pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak.
4. Tim Pengelola Kontrak (Contract Management Team)
   • Bertugas untuk memantau dan memastikan pelaksanaan kontrak sesuai dengan ketentuan yang disepakati antara organisasi dan penyedia.
5. Penyelia Pengadaan (Procurement Supervisor)
   • Mengawasi dan mengevaluasi kinerja tim pengadaan serta memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan yang berlaku.
6. Kepala Divisi atau Departemen Keuangan (Finance Department Head)
   • Memantau pengeluaran dan alokasi anggaran untuk pengadaan dan memastikan kesesuaian anggaran dengan pengelolaan kontrak.
7. Kepala Divisi Hukum (Legal Department Head)
   • Menyusun dan mengevaluasi ketentuan hukum dalam kontrak serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan hukum yang berlaku dalam pengadaan.
8. Auditor Internal dan Eksternal
   • Melakukan audit terhadap proses pengadaan dan kontrak untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan regulasi yang ada.
9. Penyedia Barang/Jasa (Vendors and Suppliers)
   • Perusahaan atau individu yang terlibat dalam penyediaan barang/jasa untuk suatu organisasi, yang perlu memahami ketentuan dan prosedur kontrak.
10. Tim Pengendalian Risiko (Risk Management Team)
    • Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan dan kontrak, baik itu risiko operasional, hukum, maupun keuangan.
11. Manajer dan Staf Procurement untuk Pemerintah
    • Pegawai yang bekerja dalam lembaga pemerintah yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa sesuai dengan regulasi yang ketat.
12. Konsultan Pengadaan dan Kontrak
    • Profesional yang memberikan layanan konsultasi dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak untuk organisasi atau proyek tertentu.
13. Pengambil Keputusan Eksekutif (CEO, COO, atau Direktur)
    • Pemimpin eksekutif yang terlibat dalam keputusan strategis terkait pengadaan dan manajemen kontrak dalam organisasi.
14. Pengelola Sumber Daya Manusia (HR Manager)
    • HR yang terlibat dalam penyusunan kontrak kerja dan pengelolaan sumber daya manusia yang terkait dengan pengadaan.
15. Pengusaha dan Pengelola Startup
    • Para pengusaha yang baru memulai bisnis atau startup yang ingin memahami proses pengadaan dan pengelolaan kontrak yang efisien dalam menjalankan usaha.
16. Penyelia Logistik
    • Pihak yang bertanggung jawab atas pengaturan pengiriman dan distribusi barang yang diperoleh melalui proses pengadaan.
17. Penyelia Kualitas (Quality Control Supervisor)
    • Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang telah disepakati dalam kontrak.
18. Staf Administrasi Kontrak
    • Berperan dalam administrasi dan dokumentasi terkait dengan pelaksanaan kontrak, serta pengelolaan laporan dan arsip kontrak.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Procurement And Contract Management Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2025

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Manajemen Kontrak Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.