PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

PENGERTIAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

Manajemen kearsipan adalah proses pengelolaan dan pengaturan dokumen serta informasi yang penting bagi suatu organisasi atau lembaga. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tersusun dengan rapi, mudah diakses, dan aman disimpan. Salah satu elemen kunci dalam manajemen kearsipan adalah sistem pengarsipan atau filling system. Sistem ini mengacu pada metode atau teknik pengelompokan, penomoran, dan penyimpanan dokumen berdasarkan kategori, topik, atau jenisnya. Dengan sistem pengarsipan yang efektif, proses pencarian dan pengambilan informasi dari arsip akan menjadi lebih efisien dan mudah dilakukan. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi, tetapi juga memastikan keamanan dan keakuratan informasi yang disimpan. Dengan demikian, manajemen kearsipan dengan filling system yang baik merupakan bagian integral dari strategi pengelolaan informasi yang sukses dalam setiap entitas organisasi.

DESKRIPSI PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

Pelatihan manajemen kearsipan dengan filling system merupakan hal yang sangat penting dalam konteks pengelolaan informasi di berbagai organisasi. Pertama-tama, pelatihan ini memberikan pemahaman yang mendalam tentang pentingnya pengelolaan kearsipan yang efektif. Peserta pelatihan akan belajar tentang berbagai konsep dan prinsip dasar dalam manajemen kearsipan, termasuk strategi pengarsipan yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu, pelatihan ini juga membantu para peserta untuk memahami pentingnya sistem pengarsipan atau filling system dalam mempermudah akses dan pencarian informasi. Dengan pemahaman yang kuat tentang pengelolaan kearsipan, organisasi dapat menghindari risiko kehilangan atau kebocoran informasi yang sensitif. Selain itu, pelatihan ini juga meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, karena para staf akan lebih mudah menemukan dokumen yang mereka butuhkan tanpa harus membuang waktu yang berharga dalam pencarian yang tidak efektif. Dengan demikian, pelatihan manajemen kearsipan dengan filling system tidak hanya meningkatkan kualitas pengelolaan informasi organisasi, tetapi juga berkontribusi secara langsung terhadap pencapaian tujuan dan keberhasilan operasional organisasi secara keseluruhan.

TUJUAN PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

• Memahami Konsep Manajemen Kearsipan: Peserta akan mempelajari konsep dasar manajemen kearsipan, termasuk pentingnya pengelolaan informasi, pengorganisasian dokumen, dan proses penyimpanan yang efisien.
• Menguasai Filling System: Peserta akan memahami berbagai jenis filling system yang ada dan cara penggunaannya secara efektif dalam konteks kebutuhan organisasi mereka. Hal ini mencakup pengorganisasian dokumen berdasarkan kategori, topik, atau jenisnya.
• Memperkuat Keterampilan Pengelolaan Informasi: Pelatihan akan membantu peserta untuk mengembangkan keterampilan praktis dalam mengelola informasi, termasuk pengarsipan, pencarian, dan pengambilan dokumen dengan cepat dan efisien.
• Meningkatkan Kesadaran Akan Pentingnya Keamanan Informasi: Peserta akan diberi pemahaman yang mendalam tentang pentingnya menjaga keamanan informasi, termasuk strategi untuk melindungi dokumen-dokumen penting dari akses yang tidak sah atau kebocoran informasi.
• Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas: Salah satu tujuan utama pelatihan ini adalah meningkatkan efisiensi operasional organisasi dengan memperkenalkan sistem pengarsipan yang efektif. Dengan begitu, para peserta dapat bekerja lebih efisien dan produktif.
• Meningkatkan Kualitas Pelayanan: Dengan pengelolaan arsip yang baik, organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan atau pemangku kepentingan, dengan kemampuan untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu.
• Mengurangi Risiko dan Biaya: Dengan pemahaman yang lebih baik tentang manajemen kearsipan, organisasi dapat mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta mengurangi biaya yang terkait dengan pencarian informasi yang tidak efektif atau bahkan penggantian dokumen yang hilang.

MATERI PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

1. Pengantar Manajemen Kearsipan
   • Definisi dan ruang lingkup manajemen kearsipan
   • Pentingnya manajemen kearsipan dalam organisasi
   • Peran dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip
2. Konsep Dasar Filling System
   • Pengertian dan tujuan filling system
   • Jenis-jenis filling system (misalnya alfabetic, numerik, geografis, kronologis)
   • Pemilihan filling system yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
3. Prinsip Pengorganisasian Arsip
   • Klasifikasi dokumen dan informasi
   • Penomoran dan kode filing
   • Pengelompokan berdasarkan topik, kategori, atau jenis dokumen
4. Penerapan Sistem Pengarsipan
   • Langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem pengarsipan
   • Desain dan struktur filing system yang efektif
   • Proses penyimpanan dan penataan dokumen
5. Teknik Pengelolaan Informasi
   • Penanganan dokumen masuk dan keluar
   • Prosedur pencatatan dan penandaan
   • Strategi untuk mengelola informasi digital dan fisik
6. Keamanan Informasi
   • Pentingnya menjaga keamanan informasi
   • Strategi untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak sah
   • Penggunaan teknologi keamanan dalam pengelolaan arsip
7. Pencarian dan Pengambilan Dokumen
   • Metode pencarian yang efektif
   • Penggunaan indeks dan katalog arsip
   • Teknik pengambilan dokumen yang cepat dan akurat
8. Penghapusan dan Retensi Dokumen
   • Kriteria untuk penghapusan dokumen
   • Kebijakan retensi dokumen
   • Prosedur penghapusan yang aman dan legal
9. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
   • Prinsip-prinsip pemeliharaan dokumen
   • Pengendalian iklim dan lingkungan penyimpanan
   • Langkah-langkah untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen
10. Audit dan Evaluasi Sistem Pengarsipan
    • Pentingnya audit dalam pengelolaan arsip
    • Metode evaluasi kinerja sistem pengarsipan
    • Tindak lanjut terhadap temuan audit
11. Studi Kasus dan Diskusi
    • Analisis kasus nyata dalam pengelolaan arsip
    • Diskusi tentang tantangan dan solusi dalam implementasi sistem pengarsipan
    • Berbagi pengalaman dan pembelajaran antara peserta pelatihan

PESERTA PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

• Pegawai Administrasi dan Sekretaris: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan informasi di berbagai departemen atau unit dalam organisasi.
• Staf Perpustakaan dan Arsiparis: Mereka yang memiliki peran langsung dalam mengelola dan memelihara arsip organisasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
• Pegawai Keuangan dan Akuntansi: Mereka yang membutuhkan akses cepat dan akurat terhadap dokumen keuangan dan transaksi untuk keperluan audit dan pelaporan.
• Pegawai HR (Sumber Daya Manusia): Mereka yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen personal dan kepegawaian, termasuk kontrak kerja, data karyawan, dan pelatihan.
• Manajer Proyek dan Program: Mereka yang membutuhkan akses terhadap dokumen-dokumen proyek atau program, seperti perencanaan, laporan kemajuan, dan komunikasi proyek.
• Pegawai Legal dan Kepatuhan: Mereka yang membutuhkan pemahaman tentang kearsipan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan hukum yang berlaku.
• Pegawai TI (Teknologi Informasi): Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan sistem informasi dan infrastruktur teknologi yang mendukung pengarsipan digital.
• Pegawai Pemasaran dan Penjualan: Mereka yang membutuhkan akses terhadap dokumen-dokumen pemasaran, penjualan, dan kontrak dengan klien atau mitra bisnis.
• Manajer Tingkat Menengah dan Atas: Mereka yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan implementasi kebijakan dan prosedur pengelolaan arsip di seluruh organisasi.
• Pelaku Bisnis dan Wirausahawan: Mereka yang memiliki bisnis kecil atau usaha sendiri yang memerlukan pemahaman tentang pengelolaan arsip untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional mereka.

PEMATERI/ TRAINER

Training Manajemen Kearsipan With Filling System ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2024

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Manajemen Kearsipan With Filling System segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang Surya Training

A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.