PELATIHAN EDMS
PENGERTIAN EDMS
Electronic Document Management System (EDMS) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara elektronik. Pentingnya mengikuti EDMS terletak pada efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi. Dengan menggunakan EDMS, perusahaan atau organisasi dapat mengurangi penggunaan kertas, menghemat ruang penyimpanan fisik, dan meningkatkan aksesibilitas dokumen. Sistem ini memungkinkan pencarian cepat dan mudah, meminimalkan risiko kehilangan atau rusaknya dokumen, serta memastikan keamanan dan keberlanjutan informasi. Selain itu, EDMS dapat meningkatkan kolaborasi antar tim, mempercepat proses bisnis, dan membantu perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan keamanan data. Dengan demikian, mengadopsi EDMS menjadi langkah strategis untuk meningkatkan produktivitas, keamanan, dan responsibilitas organisasi dalam era digital ini.
TUJUAN DAN MANFAAT EDMS
Tujuan dan Manfaat Mengikuti Electronic Document Management System (EDMS):
Tujuan:
- Efisiensi Pengelolaan Dokumen: Mempermudah pengelolaan, penyimpanan, dan pengaksesan dokumen secara elektronik.
- Pengurangan Penggunaan Kertas: Minimalkan penggunaan kertas dengan beralih ke format digital, mendukung inisiatif ramah lingkungan.
- Peningkatan Kecepatan Pencarian: Meningkatkan efisiensi dengan memungkinkan pencarian dokumen secara cepat dan tepat.
- Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kolaborasi tim dengan memungkinkan akses bersama dan pengeditan dokumen secara simultan.
- Keamanan Informasi: Menjamin keamanan data dan dokumen dengan kontrol akses yang ketat serta audit trail.
- Pematuhan Regulasi: Memastikan perusahaan mematuhi standar keamanan dan regulasi terkait pengelolaan dokumen.
- Optimalisasi Proses Bisnis: Mendukung perbaikan proses bisnis dengan otomatisasi tugas dan alur kerja.
- Pengelolaan Arsip yang Efektif: Mengelola siklus hidup dokumen dengan lebih baik, termasuk pembuangan aman sesuai kebijakan perusahaan.
Manfaat:
- Penyimpanan Fisik yang Berkurang: Mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik untuk arsip dokumen.
- Peningkatan Produktivitas: Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas karyawan dengan akses cepat dan mudah ke dokumen yang diperlukan.
- Pencegahan Kehilangan Dokumen: Mengurangi risiko kehilangan atau rusaknya dokumen fisik.
- Fleksibilitas Kerja: Memberikan fleksibilitas dalam bekerja secara remote dan mengakses dokumen dari mana saja.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya pengadaan dan penyimpanan kertas, serta biaya terkait pemeliharaan fisik dokumen.
- Peningkatan Akurasi dan Keandalan: Menjamin akurasi dan keandalan data dengan kontrol versi dan jejak audit.
- Resilien IT: Meningkatkan ketahanan sistem terhadap kejadian tak terduga, seperti kebakaran atau bencana alam.
- Peningkatan Pelayanan Pelanggan: Memungkinkan pelayanan pelanggan yang lebih cepat dan responsif karena akses cepat ke informasi yang diperlukan.
MATERI EDMS
I. Pendahuluan
- Pengenalan EDMS
- Definisi dan konsep dasar
- Sejarah perkembangan EDMS
II. Manfaat dan Tujuan
- Manfaat Mengikuti EDMS
- Efisiensi operasional
- Penghematan biaya
- Keamanan informasi
- Kolaborasi yang lebih baik
- Kepatuhan regulasi
- Tujuan Pelatihan
- Memahami konsep dasar EDMS
- Mampu mengelola dan menyimpan dokumen secara elektronik
- Mengoptimalkan penggunaan EDMS untuk efisiensi kerja
III. Komponen EDMS
- Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
- Fungsi dan fitur
- Klasifikasi dokumen
- Sistem Manajemen Rekaman (RMS)
- Pentingnya manajemen rekaman
- Siklus hidup rekaman
- Keamanan dan Hak Akses
- Pengaturan hak akses
- Proteksi data
IV. Implementasi EDMS
- Evaluasi Kebutuhan
- Analisis kebutuhan organisasi
- Identifikasi proses bisnis yang dapat ditingkatkan
- Pemilihan dan Pengenalan Sistem EDMS
- Proses pemilihan vendor
- Implementasi dan migrasi data
V. Pelatihan Pengguna
- Penyusunan program pelatihan
- Pelatihan dasar pengguna
- Pelatihan lanjutan untuk administrator
VI. Manajemen Perubahan
- Strategi manajemen perubahan
- Komunikasi efektif
- Mendorong partisipasi karyawan
VII. Studi Kasus dan Latihan
- Analisis studi kasus implementasi EDMS
- Latihan penggunaan sistem EDMS
VIII. Evaluasi dan Pemeliharaan
- Evaluasi keberhasilan implementasi
- Peran pemeliharaan sistem EDMS
IX. Tanya Jawab dan Diskusi
Silabus ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi atau peserta pelatihan. Setiap bagian dapat dijelaskan lebih rinci dengan materi dan aktivitas yang sesuai.
PESERTA PELATIHAN EDMS
- Pegawai Administrasi dan Sekretaris:
- Mempelajari cara efisien menyimpan dan mengelola dokumen elektronik untuk mendukung tugas administratif sehari-hari.
- Tim IT dan Administrator Sistem:
- Memahami konsep dan implementasi teknis dari EDMS, termasuk pemilihan, instalasi, dan pemeliharaan sistem.
- Manajer Operasional:
- Meningkatkan pemahaman tentang bagaimana EDMS dapat meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen proses bisnis.
- Pengelola Proyek:
- Mengetahui langkah-langkah implementasi EDMS serta strategi manajemen perubahan untuk memastikan keberhasilan proyek.
- Karyawan Bagian Keuangan dan Akuntansi:
- Memahami pentingnya manajemen rekaman dalam konteks keuangan dan akuntansi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
- Staf Legal dan Kepatuhan:
- Mengetahui cara menggunakan EDMS untuk mengelola dan menyimpan dokumen hukum, serta mematuhi regulasi terkait privasi dan keamanan.
- Karyawan yang Terlibat dalam Kolaborasi Tim:
- Meningkatkan keterampilan kolaboratif dengan menggunakan fitur-fitur EDMS yang mendukung kerja tim dan berbagi informasi.
- Manajer Proses Bisnis:
- Memahami cara mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses bisnis ke dalam EDMS untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas.
- Pemimpin Organisasi:
- Menilai dampak strategis dari penggunaan EDMS dalam mencapai tujuan organisasi serta memahami manfaat jangka panjang.
- Semua Karyawan yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen:
- Pelatihan dasar untuk semua karyawan agar dapat menggunakan EDMS secara efektif dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
PEMATERI/ TRAINER
Training Edms ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.
JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2024
Januari | Februari | Maret | April |
16 -17 Januari 2024 | 13 – 14 Februari 2024 | 5 – 6 Maret 202 | 24 – 25 April 2024 |
Mei | Juni | Juli | Agustus |
21 – 22 Mei 2024 | 11 – 12 Juni 2024 | 16 – 17 Juli 2024 | 20 – 21 Agustus 2024 |
September | Oktober | November | Desember |
17 – 18 September 2024 | 8 – 9 Oktober 2024 | 12 – 13 November 2024 | 17 – 18 Desember 2024 |
Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training selain tanggal yang sudah kami agendakan.
Informasi dan Pendaftaran Training
Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Edms segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami
Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com
FAQ tentang Surya Training
A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta
A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.