TRAINING DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

PENGERTIAN TRAINING DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Document Control Management System (DCMS) adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan mengontrol dokumen dalam suatu organisasi. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap dokumen yang diproduksi atau diterima oleh organisasi terkelola dengan baik, mudah diakses, dan terjaga keamanannya. DCMS mencakup pengelolaan alur distribusi dokumen, pengarsipan, pengeditan, hingga penghapusan dokumen yang sudah tidak relevan. Pentingnya mengikuti DCMS terletak pada kemampuannya untuk mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan informasi, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, sistem ini juga membantu meningkatkan akurasi informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap aktivitas organisasi. Dengan pengelolaan dokumen yang baik, organisasi dapat menghindari kesalahan yang dapat merugikan dan memastikan kelancaran komunikasi internal maupun eksternal.

TUJUAN DAN MANFAAT TRAINING DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Tujuan:

1. Mengorganisir Dokumen Secara Efektif: Memastikan dokumen terstruktur dengan baik dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang.
2. Memastikan Kepatuhan Regulasi: Membantu organisasi mematuhi peraturan dan standar yang berlaku terkait pengelolaan dokumen.
3. Meningkatkan Keamanan Informasi: Melindungi dokumen dari ancaman kehilangan, kerusakan, atau akses tidak sah.
4. Memudahkan Pembaruan Dokumen: Memastikan bahwa dokumen yang digunakan adalah versi terbaru dan relevan.
5. Menyederhanakan Proses Audit: Mempermudah proses audit dan pelaporan dengan menyediakan jejak dokumentasi yang jelas dan terstruktur.

Manfaat:

1. Efisiensi Waktu: Mempercepat proses pencarian dan distribusi dokumen yang diperlukan.
2. Reduksi Risiko Kesalahan: Mengurangi kemungkinan kesalahan akibat penggunaan dokumen yang sudah usang atau tidak relevan.
3. Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kerjasama antar departemen dengan menyediakan akses yang mudah ke dokumen yang diperlukan.
4. Transparansi Organisasi: Meningkatkan transparansi dalam pengelolaan dokumen, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian.
5. Mengurangi Biaya Operasional: Menghemat biaya dengan mengurangi penggunaan kertas, ruang penyimpanan, dan waktu yang dibutuhkan untuk mengelola dokumen secara manual.
6. Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Memastikan bahwa informasi yang diberikan kepada pelanggan selalu akurat dan terkini.

OUTLINE MATERI DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

1. Pengenalan Document Control Management System

• Definisi dan Konsep DCMS
• Tujuan dan Manfaat DCMS
• Sejarah dan Perkembangan DCMS
• Hubungan DCMS dengan manajemen organisasi

2. Prinsip-Prinsip Dasar dalam Document Control

• Pengelolaan Dokumen yang Efektif
• Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
• Kepatuhan terhadap Regulasi dan Standar
• Proses Dokumentasi yang Terstruktur

3. Jenis-Jenis Dokumen dalam DCMS

• Dokumen Internal vs Eksternal
• Dokumen Konfidensial dan Tidak Konfidensial
• Dokumen Elektronik vs Fisik
• Klasifikasi dan Pengarsipan Dokumen

4. Proses Pengelolaan Dokumen dalam DCMS

• Pembuatan dan Penyusunan Dokumen
• Distribusi dan Pengedaran Dokumen
• Revisi dan Pembaruan Dokumen
• Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen
• Penghapusan Dokumen yang Tidak Relevan

5. Peran Teknologi dalam Document Control

• Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)
• Perangkat Lunak dan Aplikasi untuk DCMS
• Penggunaan Cloud dan Sistem Berbasis Web
• Keuntungan dan Tantangan Penggunaan Teknologi

6. Keamanan dan Perlindungan Dokumen

• Metode Pengamanan Dokumen
• Pengendalian Akses dan Pemberian Izin
• Proteksi Data Sensitif dan Pengamanan Digital
• Kebijakan Backup dan Pemulihan Dokumen

7. Penerapan DCMS dalam Organisasi

• Identifikasi Proses Bisnis yang Membutuhkan Dokumentasi
• Integrasi DCMS dengan Sistem Manajemen Lainnya
• Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Dokumen di Organisasi
• Pengawasan dan Audit DCMS

8. Studi Kasus Implementasi DCMS

• Contoh Implementasi di Berbagai Jenis Organisasi (Perusahaan, Rumah Sakit, Pemerintahan)
• Tantangan dan Solusi dalam Implementasi
• Pembelajaran dari Studi Kasus

9. Peningkatan dan Evaluasi DCMS

• Proses Pemantauan dan Evaluasi DCMS
• Teknik Peningkatan Berkelanjutan
• Pengukuran Keberhasilan dan Efektivitas DCMS
• Tinjauan Ulang dan Audit Rutin

10. Kesimpulan dan Best Practices

• Ringkasan Poin-Poin Penting dalam DCMS
• Best Practices dalam Pengelolaan Dokumen
• Tren dan Inovasi dalam Document Control
• Persiapan untuk Menghadapi Tantangan di Masa Depan

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

1. Manajer Dokumentasi – Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan dokumen organisasi.
2. Staf Administrasi – Perlu memahami cara mengelola, mengarsipkan, dan mendistribusikan dokumen dengan efisien.
3. Tim IT – Untuk mendukung implementasi teknologi dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).
4. Auditor Internal – Membutuhkan pemahaman dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen.
5. Manajer Proyek – Agar dapat mengelola dokumen proyek dengan tepat dan sesuai dengan standar organisasi.
6. Staf Keamanan Informasi – Untuk memastikan perlindungan data dan kerahasiaan dokumen.
7. Pengelola Kualitas – Agar dapat menjaga standar kualitas dokumentasi dalam setiap proses operasional.
8. Pengelola Kepatuhan dan Regulasi – Agar dapat memastikan bahwa pengelolaan dokumen memenuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku.
9. Pimpinan Organisasi – Untuk memahami pentingnya pengelolaan dokumen dalam meningkatkan efisiensi dan transparansi operasional.
10. Staf Legal dan Hukum – Untuk mengelola dokumen hukum dan kontrak dengan baik, menghindari risiko hukum yang tidak diinginkan.
11. Staf Sumber Daya Manusia (SDM) – Untuk mengelola dokumen terkait karyawan, rekrutmen, dan pelatihan.
12. Konsultan dan Penyedia Layanan DCMS – Untuk memperoleh pemahaman lebih dalam tentang pengelolaan sistem kontrol dokumen di berbagai organisasi.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Document Control Management System Bandung ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2026

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Pengelolaan Dokumen Bali segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang DiklatBandung.com A : Berapa minimal running pelatihan ini ?

Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.