DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

PENGERTIAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Sistem Pengendalian Dokumen dan Pengarsipan (Document Control and Filing System) merupakan suatu sistem yang dirancang untuk mengatur dan mengelola dokumen-dokumen dalam suatu organisasi secara efisien dan terstruktur. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa semua dokumen yang relevan dengan kegiatan organisasi tersedia secara tepat waktu, dalam kondisi yang tepat, dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang. Sistem ini mencakup proses pencatatan, penyimpanan, pengaturan, dan distribusi dokumen, serta penanganan revisi dan penghapusan dokumen yang sudah tidak relevan lagi. Dengan adanya sistem pengendalian dokumen dan pengarsipan yang baik, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan risiko kehilangan informasi, dan memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang berlaku.

DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Pelatihan dalam bidang Pengendalian Dokumen dan Pengarsipan (Document Control and Filing System) memiliki kepentingan yang sangat besar dalam konteks pengelolaan dokumen di suatu organisasi. Pertama-tama, pelatihan ini memungkinkan para pegawai untuk memahami secara mendalam konsep dasar dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen, termasuk proses pencatatan, penyimpanan, dan distribusi. Dengan demikian, mereka dapat menjalankan tugas-tugas ini dengan lebih efisien dan efektif. Selain itu, pelatihan ini juga memungkinkan para pegawai untuk menguasai penggunaan perangkat lunak dan sistem teknologi terkait, yang dapat mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan dokumen. Hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan dan kehilangan dokumen, serta meningkatkan keamanan informasi. Selain itu, pelatihan Document Control and Filing System juga penting untuk memastikan bahwa para pegawai memahami dan mematuhi kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi terkait pengelolaan dokumen. Dengan demikian, pelatihan ini tidak hanya meningkatkan keterampilan individu, tetapi juga mendukung keseluruhan keberhasilan dan kepatuhan organisasi terhadap standar dan regulasi yang berlaku.

TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Tujuan dari pelatihan Document Control and Filing System adalah untuk memberikan pemahaman mendalam kepada peserta tentang konsep, praktik terbaik, dan prosedur yang terkait dengan pengelolaan dokumen dalam suatu organisasi. Beberapa tujuan khususnya antara lain:

• Memahami Konsep Dasar: Peserta akan mempelajari konsep dasar pengendalian dokumen dan pengarsipan, termasuk pentingnya pencatatan, penyimpanan, dan distribusi dokumen dalam suatu sistem yang terstruktur.
• Menguasai Teknologi dan Perangkat Lunak: Peserta akan diperkenalkan dengan perangkat lunak dan sistem teknologi yang digunakan untuk mendukung pengelolaan dokumen, serta diajarkan cara mengoperasikannya secara efektif.
• Meningkatkan Efisiensi Operasional: Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan memperkenalkan metode dan teknik yang dapat mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan dokumen, sehingga waktu dan sumber daya dapat dimanfaatkan secara optimal.
• Mengurangi Risiko dan Kerugian: Peserta akan diberikan pemahaman tentang risiko yang terkait dengan pengelolaan dokumen yang tidak efisien atau tidak terkontrol, serta diajarkan cara-cara untuk mengurangi risiko kehilangan dokumen atau kebocoran informasi yang sensitif.
• Meningkatkan Kepatuhan dan Keamanan: Pelatihan akan membantu peserta untuk memahami kebijakan, prosedur, dan regulasi terkait pengelolaan dokumen, sehingga dapat memastikan kepatuhan organisasi terhadap standar keamanan dan privasi yang berlaku.
• Meningkatkan Kualitas Layanan: Dengan memperbaiki pengelolaan dokumen, organisasi dapat meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan atau pemangku kepentingan dengan menyediakan akses yang lebih cepat dan akurat terhadap informasi yang mereka butuhkan.

Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, pelatihan Document Control and Filing System diharapkan dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi dalam meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kualitas layanan mereka.

MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Berikut adalah daftar materi yang dapat disertakan dalam pelatihan Document Control and Filing System:

1. Pengantar Pengendalian Dokumen dan Pengarsipan:
   • Definisi dan tujuan pengendalian dokumen dan pengarsipan.
   • Pentingnya pengelolaan dokumen dalam organisasi.
   • Peran Document Control dalam operasi organisasi.
2. Prinsip Dasar Pengelolaan Dokumen:
   • Proses pencatatan, penyimpanan, dan distribusi dokumen.
   • Penanganan revisi dan perubahan dokumen.
   • Strategi penyusunan dan penataan dokumen.
3. Teknologi dan Perangkat Lunak untuk Pengelolaan Dokumen:
   • Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik (DMS).
   • Fitur-fitur utama perangkat lunak pengelolaan dokumen.
   • Tata cara penggunaan perangkat lunak DMS.
4. Pengelolaan Arsip Fisik dan Digital:
   • Metode penyimpanan arsip fisik yang efektif.
   • Konversi dokumen fisik ke format digital.
   • Keamanan dan pengaturan akses terhadap arsip digital.
5. Kebijakan dan Prosedur Pengendalian Dokumen:
   • Pembuatan kebijakan dan prosedur pengendalian dokumen.
   • Penetapan tingkat akses dan izin penggunaan dokumen.
   • Penanganan dokumen rahasia atau sensitif.
6. Pengelolaan Revisi Dokumen:
   • Identifikasi dan penanganan revisi dokumen.
   • Mekanisme persetujuan dan penyebaran revisi dokumen.
   • Peninjauan ulang dan verifikasi perubahan dokumen.
7. Audit dan Pemantauan Kinerja Dokumen:
   • Prosedur audit terkait pengendalian dokumen.
   • Pengukuran kinerja pengelolaan dokumen.
   • Peningkatan berkelanjutan dalam sistem pengendalian dokumen.
8. Kepatuhan Regulasi dan Standar:
   • Kepatuhan terhadap regulasi dan standar terkait pengelolaan dokumen.
   • Contoh-contoh regulasi yang berlaku di berbagai industri.
   • Langkah-langkah untuk memastikan kepatuhan organisasi.
9. Penerapan Best Practice dalam Pengelolaan Dokumen:
   • Studi kasus tentang implementasi praktik terbaik.
   • Strategi untuk mengoptimalkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.
   • Penyesuaian dengan kebutuhan dan karakteristik organisasi masing-masing.
10. Evaluasi dan Pengembangan Sistem Pengendalian Dokumen:
    • Penilaian terhadap efektivitas sistem pengendalian dokumen.
    • Identifikasi peluang perbaikan dan pengembangan.
    • Proses penyesuaian dan pembaruan sistem secara berkala.

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

• Staf Administrasi dan Sekretaris: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan pengarsipan dalam kegiatan sehari-hari organisasi, termasuk pencatatan, penyimpanan, dan distribusi dokumen.
• Manajer Operasi: Mereka yang memiliki tanggung jawab untuk memastikan efisiensi operasional dalam organisasi, termasuk pengelolaan proses dokumentasi untuk memastikan kelancaran operasi.
• Staf IT: Mereka yang bertanggung jawab atas implementasi dan pemeliharaan perangkat lunak dan sistem teknologi terkait pengelolaan dokumen, seperti sistem manajemen dokumen elektronik (DMS).
• Staf Legal dan Kepatuhan: Mereka yang memerlukan pemahaman yang mendalam tentang pengendalian dokumen untuk memastikan kepatuhan organisasi terhadap regulasi dan standar yang berlaku.
• Staf Proyek dan Pengembangan Produk: Mereka yang terlibat dalam proses pembuatan dan penyebaran dokumen proyek, termasuk revisi dan pengelolaan versi dokumen.
• Manajer Kualitas: Mereka yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa prosedur dan kebijakan pengendalian dokumen sesuai dengan standar kualitas dan regulasi yang berlaku.
• Staf yang Terlibat dalam Audit Internal: Mereka yang memerlukan pemahaman tentang proses dan praktik terbaik dalam pengendalian dokumen untuk melaksanakan audit internal organisasi.
• Semua Anggota Organisasi: Secara umum, semua anggota organisasi dapat memperoleh manfaat dari pelatihan ini karena pengelolaan dokumen yang efektif adalah aspek penting dalam operasi dan pertumbuhan organisasi.

Dengan demikian, pelatihan Document Control and Filing System relevan untuk berbagai tingkatan dan fungsi di dalam organisasi, dan dapat membantu meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan kualitas layanan.

PEMATERI/ TRAINER

Pelatihan Document Control and Filing System ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.

JADWAL TRAINING TERBARU DI TAHUN 2024

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Informasi dan Pendaftaran Training

Silahkan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami. Apabila ingin mengikuti Pelatihan Document Control and Filing System segera hubungi marketing representatif kami dibawah ini. Dapatkan promo menarik dan update jadwal training terbaru. Mari bersinergi dan berkembang bersama kami

Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 822-9767-5557 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com

Admin : +6282297675557

FAQ tentang Surya Training

A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta

A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.